opfordring til at afgive tilbud

En opfordring til at afgive tilbud er en formel invitation fra ordregiver til leverandører om at udarbejde og indlevere tilbud i et offentligt udbud. Dokumentet udgør normalt den indledende del af udbudsmaterialet og sætter rammerne for hele konkurrencen — fra frister og procedureregler til krav. I totrinsprocesser som begrænset udbud er opfordringen den specifikke invitation, der sendes til leverandører, som er blevet prækvalificeret.

Hvordan fungerer en opfordring til at afgive tilbud?

I et offentligt udbud er opfordringen i praksis udbudsmaterialets første del — dokumentet, der offentliggøres sammen med udbudsbekendtgørelsen og giver leverandørerne al information, de behøver for at afgive tilbud. Her beskrives anskaffelsens omfang, tildelingskriterierne, frister og administrative regler.

I et begrænset udbud fungerer opfordringen anderledes. Efter prækvalifikationen sender ordregiver en skriftlig og samtidig invitation til de udvalgte leverandører om at afgive tilbud. Invitationen skal blandt andet angive internetadressen, hvor udbudsmaterialet er tilgængeligt, jf. Udbudsloven § 66. Tilbudsfristen skal som hovedregel være mindst 30 dage fra invitationen sendes.

Hvad indeholder en opfordring til at afgive tilbud?

• Beskrivelse af behovet: Hvad der skal anskaffes, omfang og leveringsperiode
• Procedureregler: Hvilken udbudsprocedure der bruges, og hvordan konkurrencen gennemføres
• Egnethedskrav: Hvilke krav leverandørerne skal opfylde, og hvilken dokumentation der skal vedlægges
• Tildelingskriterier: Hvordan tilbuddene vil blive evalueret og vægtet
• Frister: Tilbudsfrist og eventuelle andre vigtige datoer
• Kontraktvilkår: Henvisning til kontraktbetingelser og bilag

Værktøjer som Cobrief gør det nemt at opdage nye opfordringer til at afgive tilbud på tværs af offentlige portaler, så leverandører kan reagere hurtigt.

En opfordring til at afgive tilbud er startskuddet for leverandørens tilbudsarbejde. Et velformuleret dokument giver lige konkurrencevilkår og sikrer, at alle leverandører har den information, de behøver for at afgive et konkurrencedygtigt tilbud.