RFI

En RFI (Request for Information), eller forespørgsel om information, er et skriftligt dokument, hvor en ordregiver beder potentielle leverandører om information, før et udbud bekendtgøres formelt. RFI'en er ikke en del af selve konkurrencegennemførelsen — den er et værktøj til at kortlægge markedet og forberede bedre indkøb.

Hvordan fungerer en RFI?

En RFI sendes typisk til et bredt udvalg af leverandører med standardiserede spørgsmål om kapacitet, løsninger og erfaringer. Tænk på det som en struktureret markedsundersøgelse: ordregiver beskriver sine behov på et overordnet niveau og beder leverandørerne svare skriftligt. Svarene bruges til at udforme bedre kravspecifikationer og udbudsmateriale, ikke til at vælge en vinder.

I praksis offentliggøres RFI'er ofte som en vejledende bekendtgørelse på udbud.dk, så alle interesserede leverandører får mulighed for at svare. Det er vigtigt at bemærke, at en RFI ikke er juridisk bindende — hverken for ordregiver eller leverandør.

RFI, RFP og RFQ — hvad er forskellen?

RFI er én af flere forespørgselstyper i udbudsprocessen:

• RFI (Request for Information): Indhenter generel information og markedsindsigt. Bruges tidligt i processen.
• RFP (Request for Proposal): Beder om detaljerede løsningsforslag med priser. Bruges, når behovet er defineret.
• RFQ (Request for Quotation): Beder om prisoverslag for specificerede varer eller tjenesteydelser. Bruges, når kravene er klare.

En RFI kommer altså før RFP og RFQ i indkøbsforløbet og hjælper ordregiver med at definere, hvad der faktisk bør efterspørges.

Hvorfor bør leverandører svare på en RFI?

At svare på en RFI giver leverandører mulighed for at synliggøre sin kompetence og påvirke fremtidige krav. Værktøjer som Cobrief kan varsle leverandører om nye RFI'er gennem udbudsbekendtgørelser, så de ikke går glip af vigtige muligheder.

En RFI er et vigtigt led i god markedsdialog — den giver ordregiver værdifuld indsigt og leverandører en chance for at positionere sig tidligt i udbudsforløbet.