udbud med forhandling

Udbud med forhandling er en udbudsprocedure, hvor ordregiveren får mulighed for at forhandle med leverandørerne om indholdet af tilbuddene. Til forskel fra et offentligt udbud, hvor tilbuddene vurderes, som de er afgivet, giver denne procedure rum for dialog og trinvis forbedring af tilbuddene gennem forhandlingsrunder.

Hvordan foregår udbud med forhandling?

Proceduren gennemføres i to trin. Først offentliggøres udbudsbekendtgørelsen på udbud.dk, og alle interesserede leverandører kan ansøge om deltagelse. Ordregiveren gennemfører derefter en prækvalifikation, hvor leverandørernes egnethed vurderes mod egnethedskravene. Kun kvalificerede leverandører inviteres til at afgive tilbud — og ordregiveren skal invitere mindst tre for at sikre reel konkurrence.

Efter modtagelse af de indledende tilbud forhandler ordregiveren med leverandørerne for at forbedre tilbuddene. Der kan forhandles om pris, kvalitet, tekniske løsninger, kontraktvilkår og andre aspekter. Forhandlingerne kan gennemføres i flere runder, og antallet af leverandører kan reduceres undervejs. Når forhandlingerne afsluttes, fastsættes en fælles frist for endelige tilbud — som ikke kan forhandles videre.

Hvornår kan proceduren anvendes?

For udbud over EU-tærskelværdierne kræver udbudsloven § 61, at mindst ét vilkår er opfyldt:

• Ordregiverens behov kræver tilpasning af tilgængelige løsninger
• Anskaffelsen omfatter design eller innovative løsninger
• Kompleksitet, risiko eller retlige forhold gør forhandlinger nødvendige
• Kravspecifikationen kan ikke udformes tilstrækkeligt præcist på forhånd
• Et forudgående udbud har kun resulteret i ukonditionsmæssige tilbud

Under EU-tærskelværdierne kan ordregiveren frit vælge denne procedure. Det er ikke tilladt at forhandle om absolutte krav i udbudsmaterialet eller tildelingskriterierne. Værktøjer som Cobrief gør det lettere at opdage udbud med forhandling tidligt, så leverandører kan forberede sig grundigt til forhandlingsrunderne.

Udbud med forhandling giver ordregiveren fleksibilitet til at optimere tilbuddene og er særligt velegnet til komplekse anskaffelser.