dialogkonference

En dialogkonference er et åbent møde, hvor en ordregiver inviterer potentielle leverandører og andre relevante aktører til at drøfte et kommende udbud. Konferencen er en af flere metoder inden for markedsdialog og skiller sig ud ved, at flere aktører samles samtidig for at udveksle viden og input.

Hvordan fungerer en dialogkonference?

En dialogkonference afholdes typisk inden offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen. Ordregiveren præsenterer sine behov og udfordringer, og leverandørerne giver input om, hvad markedet kan tilbyde, og hvordan konkurrencen bør tilrettelægges. Forløbet følger typisk dette mønster:

• Indledning: En repræsentant fra ordregiveren præsenterer projektet, behovene og tidsplanen
• Faglige oplæg: Præsentation af tekniske eller funktionelle udfordringer, der kræver markedets input
• Spørgsmål og dialog i plenum: Leverandørerne stiller spørgsmål og giver input åbent
• En-til-en-møder: Efter konferencen tilbydes individuelle møder, hvor leverandørerne kan dele information fortroligt

Konferencen kan afholdes fysisk eller helt digitalt. Digitale dialogkonferencer har vist sig at tiltrække flere deltagere, da leverandørerne slipper for at rejse.

Vigtige krav ved gennemførelse

Al dialog skal ske i overensstemmelse med principperne i udbudsloven. Det betyder i praksis:

• Åbenhed: Konferencen skal være åben for alle leverandører, der ønsker at deltage
• Ligebehandling: Information, der deles med én leverandør, skal gøres tilgængelig for alle
• Dokumentation: Konferencen bør filmes, streames eller referatføres
• Fortrolighed: Skriftlige input fra leverandører i en-til-en-møder er fortrolige

I EU-retten er dialogkonferencer hjemlet i artikel 40 i direktiv 2014/24/EU om foreløbige markedsundersøgelser. Værktøjer som Cobrief kan hjælpe leverandører med at opdage dialogkonferencer, så de ikke går glip af muligheden for at påvirke fremtidige udbudsmaterialer.

En velgennemført dialogkonference giver ordregiveren værdifulde input til bedre kravspecifikationer og mere præcise udbudsprocedurer, samtidig med at leverandørerne får indsigt i kommende behov.