7 ting du bør tjekke i en udbudsbekendtgørelse

En ny udbudsbekendtgørelse dukker op i indbakken, og I har egentlig ikke tid til at læse hele udbudsmaterialet med det samme. Hvordan ved I, om det er værd at gå videre, eller om den skal lægges til side? Det vi ser hos de leverandører, vi taler med, er at det er nogle få punkter, der afgør, om en konkurrence er noget at satse på. Hvis I får overblik over dem tidligt, sparer I meget arbejde senere i processen.

Her er syv ting, det er værd at se efter, når I gennemgår en ny udbudsbekendtgørelse.

1. Hvilke egnethedskrav der gælder

Egnethedskravene er det, der afgør, om I overhovedet kan deltage. Det er her, ESPD-skemaet, attester, omsætningstal, referencer og eventuelle certificeringer kommer ind. Det første, I bør finde ud af, er, om I er egnede i det hele taget. Hvis ikke, er det meste andet uvæsentligt.

Det vi ofte anbefaler er at gå listen igennem, før I gør noget andet. Hvis I mangler en obligatorisk certificering eller en bestemt referencetype, er det bedst at vide det med det samme. Så kan I enten afstå fra konkurrencen eller bruge tiden på at hente det manglende ind. Det er meget værre at opdage, at noget mangler, efter at I har lavet halvdelen af besvarelsen.

En tredje mulighed er dialog med ordregiver. Hvis jeres produkt eller tjeneste passer behovet godt, men I ikke opfylder alle egnethedskravene, kan det være værd at spørge direkte. Mange ordregivere får få eller ingen svar på deres konkurrencer og kan være åbne for en samtale om, hvorvidt kravene faktisk afspejler det, de leder efter.

2. Hvad ordregiver faktisk skal købe

Når I har bekræftet, at I er egnede, er næste trin at forstå, hvad ordregiver egentlig vil opnå. Hvad er det egentlige behov bag konkurrencen? CPV-koder og kategorier giver en grov retning, men selve opgavebeskrivelsen og baggrundsinformationen siger mere om, hvad ordregiver leder efter.

Det vi ofte ser er, at leverandører går direkte til kravspecifikationen uden at læse de indledende afsnit, der forklarer, hvorfor anskaffelsen foretages. Det er en svaghed. Hvad ordregiver egentlig vil opnå, påvirker både hvordan tildelingskriterierne skal fortolkes, og hvordan tilbuddet bør bygges op. Brug nogle minutter på at forstå, hvem der faktisk skal bruge det, I skal levere, og hvilken slags problem I skal løse.

For dem, der vil gå lidt dybere, er der nogle ekstra spørgsmål, der ofte giver en fordel:

• Hvem ejer kontrakten i dag, og hvorfor er den i markedet nu?
• Hvem fra ordregiversiden er involveret i processen, og hvad er deres roller?
• Hvad har denne ordregiver historisk vægtet i lignende konkurrencer?
• Har vi nogen relation til nøglepersoner, der kan give kontekst eller faglige input?

Det er sjældent, I finder alle svarene i udbudsmaterialet. Meget af denne indsigt skal hentes ind parallelt, gennem markedsindsigt, tidligere kontrakttildelinger og dialog med folk, I kender i branchen.

3. Hvad tildelingskriterierne faktisk vægter

Tildelingskriterierne siger ikke kun, hvad ordregiver vil vurdere, men også hvor meget hvert kriterium tæller. Forskellen mellem 60/40 kvalitet/pris og 40/60 er ofte forskellen mellem, om I kan vinde eller ej.

Det handler om at være ærlig over for jer selv om chancerne. Hvis I er stærke på kvalitet, men prisen er vægtet højere, kan det stadig være en konkurrence værd at deltage i. Spørg jer selv: er vægtningen til vores fordel? Hvis svaret er nej, kan det være klogt at bruge tiden på en anden konkurrence i stedet.

4. Tilbudsfristen og det tidsrum I har

Tilbudsfristen handler ikke kun om, hvornår I skal levere, men også om hvor meget tid I realistisk har til at skrive et godt tilbud. En kort frist betyder en konkurrence om tid og folk lige så meget som om faglig styrke.

Tjek også, hvornår informationsmøder eller eventuelle spørgsmålsfrister er. De er ofte tidligere, end man tror, og hvis I har spørgsmål til ordregiver, skal de ind før spørgsmålsfristen. Det vi ser fungerer godt, er at sætte en intern frist i god tid før den formelle, så I har en buffer mod tekniske overraskelser i sidste øjeblik.

5. Hvilke bilag og dokumenter der er obligatoriske

Udbudsmaterialet lister, hvad der skal følge med tilbuddet. Det kan være mere, end I først tror: ESPD, attester, referencelister, CV'er, tegninger, prisskema, og af og til ret specifikke skemaer, som ordregiver vil have udfyldt.

Det vi ofte hører er, at leverandører opdager manglende bilag tæt på leveringsfristen. Det er en unødvendig stresssituation. Lav en kort tjekliste over alle obligatoriske bilag, så snart I har besluttet jer for at deltage. Så ved I, hvad der skal samles ind, og hvem der har ansvar for hvert dokument.

6. Kontraktperiode, optioner og volumen

Det er ikke nok at vinde udbuddet. I skal også vinde en kontrakt, der er arbejdet værd. Bekendtgørelsen oplyser normalt kontraktperiode (for eksempel to år med option på to ekstra), forventet volumen eller estimeret kontraktværdi, og om det er en rammeaftale eller en fast kontrakt.

Det vi oplever er, at mange leverandører fokuserer så meget på selve konkurrencen, at de glemmer at vurdere, om kontrakten faktisk er attraktiv. En lille rammeaftale uden garanteret volumen kan være mindre lønsom end en mellemstor fastpriskontrakt med tydelig leverance. Vurder kontrakten, som om I havde vundet, før I begynder at skrive tilbuddet.

7. Særlige krav og forbehold, der kan afgøre om I skal deltage

Mange bekendtgørelser har detaljer, der let overses, men som kan være afgørende. Eksempler: krav om sikkerhedsgodkendelse, mødepligt på leveringsstedet, begrænsninger på brug af underleverandører, eksklusivitetsbestemmelser eller specifikke databeskyttelsestiltag.

Det vi ser er, at det er disse små detaljer, der ofte afgør, om I kan deltage i det hele taget. Gennemgå punkterne i udbudsmaterialet og læg mærke til alt, der virker usædvanligt eller restriktivt. Hvis I er i tvivl om noget, send et spørgsmål til ordregiver før spørgsmålsfristen. Det er bedre at afklare tidligt end at opdage et stop midt i besvarelsen.

Afslutningsvis

Disse syv punkter dækker ikke alt, hvad der står i en bekendtgørelse, men det er hjørnestenene i en god første vurdering. Det vi oplever er, at leverandører, der har en enkel tjekliste, bruger mindre tid på Go/No-go end dem, der læser alt fra ende til anden.

For dem, der vil have en hjælpende hånd til at hente disse punkter ud af udbudsmaterialet, klarer vores funktion til at vurdere udbud med AI meget af det manuelle arbejde. Mere om hvad der adskiller tilbud, der vinder, fra resten kan du læse i artiklen om tilbud, der vinder offentlige udbud.

Vi i Cobrief sparrer gerne om, hvordan I kan vurdere bekendtgørelser mere effektivt. Bare tag kontakt, hvis I har spørgsmål.