Når kunstig intelligens blir en del av måten du jobber på

Et bedre utgangspunkt

Det som gjorde Cobrief relevant for AIDER, var ikke løfter om automatisering, men hvordan løsningen endret flyten i anbudsarbeidet.

I stedet for å starte med et tomt dokument får teamet nå et strukturert førsteutkast på et tilbud. Utkastet blir basert på tidligere leveranser, eksisterende materiale og kravene i den konkrete konkurransen fra innkjøper. Dermed starter jobben med å vurdere innhold, krav og relevans, ikke med å bygge teksten fra grunnen.

– Det som fascinerte oss, var hvordan Cobrief faktisk forstår hva som må besvares, og bruker vårt eget arkiv til å lage et førsteutkast. Det gjør at vi raskt kommer til det faglige, sier Klas Forfang, leder for innovasjon i AIDER.

Resultatet er mer tid til vurderinger og prioriteringer.

– Cobrief hjelper oss å flytte tiden fra manuelt arbeid til faglige vurderinger. Det er der verdien ligger for oss.

AIDER har rundt 2 000 ansatte fordelt på 55 kontorer i Norge.

Rett og slett en bedre måte å jobbe på

For AIDER er ikke kunstig intelligens et sideprosjekt eller et eksperiment. Det er noe som må fungere i praksis for å gi effekt.

– For oss er ikke KI et buzzord. Det er en forutsetning for å kunne skalere kompetansen vår på en fornuftig måte. Skal vi svare på flere anbud uten å belaste organisasjonen unødig, må vi jobbe smartere, sier Forfang.

Når du er rundt 2 000 ansatte og jobber fra 55 kontorer i Norge, må verktøyene fungere i hverdagen. Cobrief har vært enkelt å ta i bruk, uten lang opplæring eller tunge prosesser.

– Folk kommer raskt i gang. Det gjør at løsningen faktisk blir brukt av flere.

Bedre prioriteringer gir bedre treffsikkerhet

Gevinsten handler ikke bare om tidsbruk. Cobrief har også gjort det enklere å vurdere hvilke konkurranser AIDER bør delta i.

Med raskere oversikt over krav, omfang og forventninger blir beslutningsgrunnlaget tydeligere. Det gir høyere treffsikkerhet og mer målrettet bruk av ressurser.

– Da kan vi bruke kreftene på anbud som faktisk passer oss, både faglig og strategisk. Det gir bedre kvalitet, og gjør anbudsarbeidet mer håndterlig over tid, sier Forfang.

Bedre arbeidsflyt

Forfang er tydelig på at dette ikke er en løsning som bare brukes i ett hjørne av organisasjonen. Erfaringene deles, diskuteres og justeres underveis, og bruken har utviklet seg i takt med behovene i teamene.

Det handler ikke om å erstatte kompetanse, men om å frigjøre den.

– Teknologien skal støtte fagfolkene våre, ikke ta over jobben deres. Når vi slipper å bruke tid på det repetitive, kan vi bruke mer tid på det som faktisk skaper verdi.

For AIDER har Cobrief blitt et konkret eksempel på hvordan kunstig intelligens gir mest effekt når den er tett integrert i arbeidsprosessen, og når fokus flyttes fra teknologi til faktisk nytte.

– Dette har gitt oss bedre flyt, høyere kvalitet og mer kapasitet der det faktisk betyr noe. Det er en måte å jobbe på vi kommer til å fortsette med, sier Forfang.

Et verktøy som gjør det mulig å komme videre

En aider er også navnet på et klatreverktøy. Et hjelpemiddel som brukes når veggen blir bratt og fremdriften stopper opp. Ikke for å ta jobben fra klatreren, men for å gjøre det mulig å komme videre.

Det er en fin parallell til hvordan Cobrief brukes i anbudsarbeidet hos AIDER. Et verktøy som ikke erstatter fagkompetanse, men som hjelper fagfolkene videre når prosessen ellers blir tung og tidkrevende.

Og det er ofte akkurat det som skal til.