Hva er en
RFP
Også kjent som: tilbudsforespørsel, forespørsel om forslag
En RFP (Request for Proposal) er en formell forespørsel der en oppdragsgiver inviterer leverandører til å sende inn detaljerte løsningsforslag for en bestemt vare eller tjeneste. I motsetning til en enkel prisforespørsel vurderes forslagene på flere kriterier, som kvalitet, tilnærming og pris. Begrepet brukes bredt internasjonalt og i norsk næringsliv, særlig innenfor IT og rådgivning.
Hvordan fungerer en RFP?
Prosessen starter med at oppdragsgiver utarbeider et RFP-dokument som beskriver behov, omfang, krav og evalueringskriterier. Leverandører får deretter en frist til å sende inn sine forslag. Et typisk RFP-dokument inneholder:
- Behovsbeskrivelse: Hva oppdragsgiver ønsker å oppnå
- Omfang og krav: Tekniske og funksjonelle spesifikasjoner
- Evalueringskriterier: Hvordan forslagene vil bli vurdert og vektet
- Tidsplan og frister: Viktige datoer for spørsmål, innlevering og beslutning
- Kontraktsvilkår: Rammebetingelser for avtalen
Det som skiller en RFP fra en ren prisforespørsel (RFQ) er at leverandørene oppfordres til å foreslå egne løsninger — ikke bare prise en ferdig spesifikasjon. Dette gir oppdragsgiver et bredere beslutningsgrunnlag.
RFP i norsk offentlig anskaffelse
I norske offentlige anskaffelser brukes ikke «RFP» som juridisk begrep. Her tilsvarer konseptet i stor grad konkurransegrunnlaget, som inneholder kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. I prosedyrer som konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog er likhetene spesielt tydelige, siden leverandørene her også inviteres til å foreslå løsninger.
RFP er likevel et nyttig begrep å kjenne til for leverandører som opererer i internasjonale markeder eller samarbeider med private oppdragsgivere. Verktøy som Cobrief kan hjelpe med å identifisere relevante utlysninger — enten de kalles RFP, anbud eller konkurranse — og vurdere om det er verdt å delta.
En RFP handler i bunn og grunn om å finne den beste løsningen, ikke bare den billigste. Ved å invitere leverandører til å foreslå sine egne tilnærminger får oppdragsgiver tilgang til innovasjon og ekspertise som en rigid kravspesifikasjon alene ikke ville fanget opp.