kontraktsforvalter

En kontraktsforvalter er personen som overtar ansvaret for en kontrakt etter at den er signert mellom oppdragsgiver og leverandør. Mens kontraktsinngåelsen markerer starten på et samarbeid, er det kontraktsforvalteren som sørger for at avtalen faktisk fungerer i praksis gjennom hele kontraktsperioden.

Hvordan fungerer rollen som kontraktsforvalter?

Når en anbudskonkurranse er avsluttet og kontrakten signert, overføres ansvaret fra innkjøperen til kontraktsforvalteren. Kontraktsforvalteren begynner gjerne med et oppstartsmøte der leverandør, innkjøper og relevante fagpersoner gjennomgår avtalen og fordeler ansvar. Deretter utarbeider kontraktsforvalteren en risikovurdering av kontrakten.

I det daglige arbeidet følger kontraktsforvalteren opp at leverandøren leverer riktig kvalitet til rett tid, håndterer avvik og reklamasjoner, og sørger for at brukerne i organisasjonen har fått nødvendig opplæring. Ved rammeavtaler kan dette også innebære å koordinere avrop og sikre at bestillinger skjer i tråd med avtalevilkårene.

Hvorfor er kontraktsforvalteren viktig?

God kontraktsforvaltning er avgjørende for å realisere verdien av en anskaffelse. Uten oppfølging risikerer oppdragsgiver at leveranser ikke svarer til det som ble avtalt — noe som i verste fall kan utgjøre en ulovlig direkte anskaffelse dersom kontrakten endres vesentlig uten ny konkurranse.

Viktige ansvarsområder for kontraktsforvalteren:

• Kontrollere at leveranser samsvarer med kravspesifikasjonen og kontraktsvilkårene
• Følge opp seriøsitetskrav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår, HMS og lærlingordninger
• Håndtere avvik, reklamasjoner og eskalering ved behov
• Dokumentere erfaringer som kan brukes i fremtidige anskaffelser
• Sikre at eventuelle endringer i kontrakten skjer innenfor regelverkets rammer

Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å holde oversikt over kontraktsfrister og leveransekrav, slik at samarbeidet med oppdragsgiver blir mest mulig effektivt.

DFØ lanserte i 2023 en beste praksis-veileder for kontraktsoppfølging som skiller mellom et basisnivå, der alle virksomheter må oppfylle regelverkets minstekrav, og et avansert nivå for organisasjoner med dedikerte ressurser. Rollen som kontraktsforvalter er sentral på begge nivåer — men særlig viktig i virksomheter som ønsker profesjonell og systematisk avtaleforvaltning.