HMS-egenerklæring

HMS-egenerklæring er et skjema der leverandører bekrefter at de følger norsk helse-, miljø- og sikkerhetslovgivning. Erklæringen ble tidligere brukt som et obligatorisk kvalifikasjonskrav i offentlige anskaffelser, men kravet ble fjernet fra regelverket i 2015.

Hvordan fungerer en HMS-egenerklæring?

HMS-egenerklæringen er en skriftlig bekreftelse på at virksomheten arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet i tråd med internkontrollforskriften. Skjemaet ble signert av både daglig leder og en ansattrepresentant, og bekreftet at bedriften var lovlig organisert etter gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk.

Erklæringen ble levert sammen med tilbudet og fungerte som et kvalifikasjonskrav — leverandører som ikke leverte den, ble avvist fra konkurransen uavhengig av tilbudets kvalitet. Dokumentet burde ikke være eldre enn seks måneder.

Hvorfor ble kravet fjernet?

HMS-egenerklæringen var lovpålagt for alle anskaffelser over 100 000 kroner som skulle utføres i Norge. Kravet ble innført på slutten av 1990-tallet og fjernet 1. juli 2015 som del av en forenkling av anskaffelsesregelverket.

Departementet begrunnet fjerningen med at egenerklæringen ikke var et effektivt virkemiddel for å sikre reell overholdelse av HMS-reglene. I praksis hadde erklæringen liten betydning utover å fungere som et formelt dokumentasjonskrav — krav til ordnede HMS-forhold følger allerede av annen lovgivning, som arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften.

Brukes HMS-egenerklæring fortsatt?

Selv om kravet ble fjernet fra forskriften, velger mange oppdragsgivere fortsatt å be om HMS-egenerklæring på frivillig basis. Undersøkelser kort tid etter endringen viste at nærmere 80 % av oppdragsgiverne beholdt kravet. For anskaffelser over EØS-terskelverdiene har ESPD i stor grad tatt over som standardisert egenerklæringsskjema, der HMS-relaterte krav kan inngå som del av kvalifikasjonskravene.

Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å holde oversikt over hvilke dokumenter som kreves i den enkelte konkurransen, inkludert eventuelle HMS-erklæringer.

HMS-egenerklæringen er et godt eksempel på hvordan forenkling av regelverk møter praksis. Selv uten lovkrav opplever mange oppdragsgivere et behov for å dokumentere leverandørenes HMS-arbeid, og erklæringen lever videre som et frivillig verktøy i offentlige konkurranser.