Hva er
EHF
Også kjent som: Elektronisk Handelsformat
EHF (Elektronisk Handelsformat) er Norges standard for elektronisk utveksling av handelsdokumenter mellom virksomheter og offentlige oppdragsgivere. Formatet gjør det mulig å sende dokumenter som fakturaer, ordrer og kataloger maskinelt mellom ulike IT-systemer — uten manuell inntasting eller kostbare systemintegrasjoner.
Hvordan fungerer EHF?
EHF-dokumenter er strukturerte XML-filer som sendes via Peppol eDelivery-nettverket. Tenk på det som et felles språk for handelsdokumenter: uansett hvilket regnskapssystem avsender og mottaker bruker, kan dokumentene tolkes automatisk.
For å motta EHF-dokumenter må virksomheten registrere seg i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister), som administreres av Digitaliseringsdirektoratet. DFØ utvikler og forvalter selve EHF-spesifikasjonene, som er bygget på det internasjonale rammeverket UBL 2.1 og harmonisert med Peppol BIS-standarden.
Krav i offentlige anskaffelser
Alle offentlige oppdragsgivere er pålagt å kreve elektronisk faktura i EHF-format. Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser (FOR-2019-04-01-444) implementerer EU-direktiv 2014/55/EU i norsk rett. Viktige milepæler:
- 2012: Statlige virksomheter begynte å kreve EHF-faktura fra leverandører
- 2015: Kravet ble utvidet til kommuner og fylkeskommuner
- 2019: Forskriften trådte formelt i kraft og gjelder anskaffelser over 100 000 kroner ekskl. mva.
Godkjente formater er EHF Fakturering 3.0 eller nyere og Peppol BIS Billing 3.0 eller nyere. For kontrakter over EØS-terskelverdi aksepteres også andre formater som følger den europeiske standarden EN 16931.
Mer enn bare faktura
Selv om EHF er mest kjent for elektronisk fakturering, dekker formatet hele bestilling-til-betaling-kjeden:
- Faktura og kreditnota — det mest brukte formatet, i praksis identisk med Peppol BIS Billing 3.0
- Ordre og ordrebekreftelse — automatiserer bestillingsprosessen mellom oppdragsgiver og leverandør
- Katalog — elektroniske produktkataloger for rammeavtaler
- Pakkseddel — bekrefter levering av varer
Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å holde oversikt over kunngjøringer der krav til elektronisk dokumentutveksling er spesifisert i konkurransegrunnlaget.
EHF er ryggraden i elektronisk handel med det offentlige i Norge. Med over 116 millioner EHF-dokumenter sendt årlig er formatet godt etablert, og leverandører som vil delta i offentlige anbud må sørge for at systemene deres støtter standarden.