Hva er
eForms
Også kjent som: nye kunngjøringsskjemaer, elektroniske kunngjøringsskjemaer
eForms er EUs standardiserte digitale skjemaer for kunngjøring av offentlige anbud. Skjemaene ble innført gjennom EU-kommisjonens gjennomføringsforordning (EU) 2019/1780 og erstattet de tidligere kunngjøringsskjemaene fra 2015. Målet er å gjøre anskaffelser mer transparente, redusere administrativ byrde for innkjøpere, og gjøre anskaffelsesdata enklere å analysere på tvers av landegrenser.
Hvordan fungerer eForms?
Når en oppdragsgiver skal kunngjøre en anskaffelse, fyller de ut et eForms-skjema gjennom sitt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Skjemaet sendes til Doffin, som er eneste godkjente eSender i Norge. Doffin validerer innholdet og sender kunngjøringer over EØS-terskelverdi videre til TED (Tenders Electronic Daily).
eForms ble obligatorisk i Norge fra 25. oktober 2023, da nye Doffin ble lansert med eForms som eneste støttede format. Standarden omfatter 46 ulike skjematyper som dekker hele anskaffelsesløpet — fra forhåndskunngjøringer og konkurranseutlysninger til kontraktstildelinger og resultatmeldinger. I Norge brukes eForms-formatet også for anskaffelser under EØS-terskelverdi, selv om EU-kommisjonen ennå ikke har ferdigstilt egne skjemaer for dette segmentet.
Hva er nytt med eForms?
eForms innfører flere viktige forbedringer sammenlignet med de gamle kunngjøringsskjemaene:
- Strukturerte data: Felles standard og terminologi gjør det enklere å søke, filtrere og analysere kunngjøringer på tvers av land
- Nye datafelt: Obligatoriske felt for blant annet grønne anskaffelser, EU-midler og rammeavtaler
- Maskinlesbart format: eForms SDK (Software Development Kit) gjør at skjemaene i stor grad kan fylles ut automatisk av innkjøpssystemene, fremfor å måtte fylles ut manuelt av innkjøpere
- Bedre datakvalitet: Validering ved innsending sikrer at kunngjøringer inneholder all påkrevd informasjon før publisering
En viktig endring er at eForms bruker begrepene «standard regime» for ordinære anskaffelser og «forenklet regime» for helse- og sosialtjenester og andre tjenester omfattet av vedlegg IV i anskaffelsesdirektivet.
Verktøy som Cobrief utnytter den forbedrede datastrukturen i eForms til å gjøre det enklere for leverandører å oppdage relevante anbud.
eForms representerer et viktig steg i digitaliseringen av offentlige anskaffelser i EØS-området. For leverandører betyr det mer standardisert og søkbar informasjon om forretningsmuligheter, og for oppdragsgivere et bedre grunnlag for datadrevne beslutninger og økt transparens.