dialogkonferanse

En dialogkonferanse er et åpent møte der en oppdragsgiver inviterer potensielle leverandører og andre relevante aktører til å diskutere en kommende anskaffelse. Konferansen er én av flere metoder innenfor markedsdialog, og skiller seg ut ved at flere aktører samles samtidig for å utveksle kunnskap og innspill i plenum.

Hvordan fungerer en dialogkonferanse?

En dialogkonferanse arrangeres typisk før kunngjøring av konkurransen. Oppdragsgiver presenterer sine behov og utfordringer, og leverandørene gir innspill om hva markedet kan tilby og hvordan konkurransen bør utformes. Konferansen følger gjerne dette mønsteret:

• Innledning: En representant fra oppdragsgiver presenterer prosjektet, behovene og tidsplanen
• Faglige innlegg: Presentasjon av tekniske eller funksjonelle utfordringer som trenger markedets innspill
• Spørsmål og dialog i plenum: Leverandørene stiller spørsmål og gir innspill åpent
• Én-til-én-møter: Etter konferansen tilbys individuelle møter der leverandørene kan dele informasjon konfidensielt

Konferansen kan gjennomføres fysisk eller heldigitalt. Digitale dialogkonferanser har vist seg å trekke flere deltakere, ettersom leverandører slipper å reise.

Viktige krav ved gjennomføring

All dialog må skje i tråd med prinsippene i anskaffelsesregelverket. Det betyr i praksis:

• Åpenhet: Konferansen må være åpen for alle leverandører som ønsker å delta
• Likebehandling: Informasjon som deles med én leverandør må gjøres tilgjengelig for alle
• Dokumentasjon: Konferansen bør filmes, streames eller referatføres, og materialet bør legges ut på Doffin og oppdragsgivers hjemmeside
• Konfidensialitet: Skriftlige innspill fra leverandører i én-til-én-møter er konfidensielle

I EU/EØS-retten er dialogkonferanser hjemlet i artikkel 40 i direktiv 2014/24/EU om foreløpige markedsundersøkelser. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å oppdage dialogkonferanser gjennom anbudsvarsling, slik at de ikke går glipp av muligheten til å påvirke fremtidige konkurransegrunnlag.

En godt gjennomført dialogkonferanse gir oppdragsgiver verdifulle innspill til bedre kravspesifikasjoner og mer treffsikre konkurranser, samtidig som leverandørene får innsikt i kommende behov og kan forberede seg tidlig.