BAFO

BAFO (Best and Final Offer) er det endelige tilbudet en leverandør leverer etter gjennomførte forhandlingsrunder i en offentlig anskaffelse. Begrepet brukes internasjonalt og tilsvarer det norske regelverkets «endelig tilbud» — det avsluttende steget i en konkurranse med forhandling der leverandørene inviteres til å gi sitt beste og siste bud.

Hvordan fungerer BAFO?

Etter en eller flere forhandlingsrunder setter oppdragsgiver en felles frist for alle gjenværende leverandører til å levere sitt endelige tilbud. I denne fasen har leverandørene allerede mottatt tilbakemeldinger fra oppdragsgiver og fått mulighet til å forbedre løsningsforslag, priser og vilkår gjennom forhandlingene.

Det sentrale prinsippet er at det ikke er tillatt å forhandle videre etter at BAFO er levert. FOA § 23-7 fjerde ledd slår fast at endelige tilbud ikke kan forhandles om — oppdragsgiver evaluerer dem direkte mot tildelingskriteriene og velger det tilbudet som gir best verdi.

Viktige regler og prinsipper

• Felles frist: Alle leverandører må få samme frist for innlevering, og fristen må gi tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbudet
• Likebehandling: Alle leverandører skal ha fått tilnærmet lik mulighet til å forbedre tilbudene sine gjennom forhandlingsrundene
• Ingen videre forhandling: Etter innlevering av BAFO er forhandlingsrommet stengt — oppdragsgiver kan kun be om avklaringer
• Bindende tilbud: BAFO er juridisk bindende og danner grunnlaget for kontraktsinngåelse

BAFO brukes ikke bare i konkurranse med forhandling, men også i konkurransepreget dialog der leverandører utvikler løsninger i dialog med oppdragsgiver før det endelige tilbudet. Verktøy som Cobrief hjelper leverandører med å oppdage forhandlingskonkurranser tidlig, slik at de kan forberede seg grundig til den avgjørende tilbudsrunden.

BAFO markerer det avgjørende øyeblikket i en forhandlet anskaffelse. Et godt forberedt endelig tilbud som bygger på innsikt og tilbakemeldinger fra forhandlingene, kan være forskjellen mellom å vinne og tape kontrakten.