anskaffelsesprotokoll

En anskaffelsesprotokoll er et dokument som beskriver alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom en offentlig anskaffelsesprosess. Tenk på det som en loggbok der oppdragsgiver fortløpende dokumenterer hva som ble gjort, hvorfor, og hvilke vurderinger som lå til grunn for beslutningene.

Hvordan fungerer en anskaffelsesprotokoll?

Oppdragsgiver er pålagt å føre anskaffelsesprotokoll for alle offentlige anskaffelser over 100 000 kroner ekskl. mva., i henhold til anskaffelsesforskriften § 7-1. Protokollen oppdateres fortløpende gjennom hele prosessen — fra behovet oppstår til kontrakten er inngått.

Hvilken mal som brukes, avhenger av anskaffelsens verdi og hvilken del av forskriften den følger. Det finnes tre hovedvarianter: protokoll for del I (under nasjonal terskelverdi), del I og II (under EØS-terskelverdien), og del I og III (over EØS-terskelverdien). Kravene til innhold blir mer omfattende jo høyere verdien er.

Hva skal protokollen inneholde?

• Oppdragsgivers navn og adresse
• Beskrivelse av hva som skal anskaffes og estimert verdi
• Begrunnelse for valg av anskaffelsesprosedyre
• Navn på leverandører som har levert tilbud
• Navn på avviste leverandører, med begrunnelse
• Evalueringen av tilbudene og valg av leverandør basert på tildelingskriteriene
• Eventuelle vesentlige beslutninger og forhold underveis

For anskaffelser over EØS-terskelverdien stiller § 25-5 detaljerte krav til hva protokollen skal inneholde, mens kravene er enklere for mindre anskaffelser. Dokumentasjonen skal oppbevares gjennom hele kontraktsperioden.

Protokollen er også sentral for innsyn. Allmennheten har som hovedregel rett til innsyn etter offentleglova, men dette kan utsettes inntil oppdragsgiver har meddelt hvem de har valgt som leverandør. Ved klager til KOFA er anskaffelsesprotokollen et av de viktigste dokumentene som legges ved. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å følge med på anbudskonkurranser og forstå prosessen rundt dem.

En godt ført anskaffelsesprotokoll sikrer etterprøvbarhet og transparens i offentlige innkjøp. Den beskytter både oppdragsgiver og leverandører ved å dokumentere at prosessen er gjennomført i tråd med regelverket, og er et viktig verktøy for å forebygge tvister og klager.