anskaffelsesdokumentene

Anskaffelsesdokumentene er samlebetegnelsen for all dokumentasjon som en oppdragsgiver utarbeider i forbindelse med en offentlig anskaffelse. Begrepet er definert i anskaffelsesforskriften (FOA) § 4-2 bokstav b og omfatter tre hoveddeler: kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD).

Hvordan fungerer anskaffelsesdokumentene?

Anskaffelsesdokumentene består av tre deler som til sammen beskriver hele konkurransen:

• Kunngjøringen varsler markedet om at en konkurranse er lyst ut. Den publiseres på Doffin og inneholder grunnleggende opplysninger om hva som skal anskaffes, frister og prosedyre.
• Konkurransegrunnlaget er den detaljerte beskrivelsen av behovet, kravspesifikasjonen, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår.
• ESPD er det europeiske egenerklæringsskjemaet der leverandøren bekrefter at den oppfyller kravene, uten å måtte legge ved full dokumentasjon på tilbudstidspunktet.

Oppdragsgiver setter rammene for hele konkurransen gjennom disse dokumentene. Det som angis i anskaffelsesdokumentene er bindende — oppdragsgiver må følge det som er fastsatt, i tråd med prinsippet om forutberegnelighet.

Hva skal fremgå av anskaffelsesdokumentene?

FOA stiller en rekke krav til hva som må dokumenteres:

• Hvilken anskaffelsesprosedyre som skal brukes
• Kvalifikasjonskrav og hvordan de skal dokumenteres
• Tildelingskriterier og eventuell vekting
• Kontraktsvilkår, inkludert opsjoner og endringsklausuler
• Begrunnelse for valg knyttet til klima- og miljøkrav
• Regler for tildeling under rammeavtaler

Informasjonen kan stå enten i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, men det må ikke være motstrid mellom de to. Verktøy som Cobrief kan hjelpe leverandører med å analysere anskaffelsesdokumentene raskt og identifisere relevante krav.

Anskaffelsesdokumentene utgjør det juridiske fundamentet for enhver offentlig konkurranse. For leverandører er det avgjørende å lese alle tre delene samlet, siden viktig informasjon kan være fordelt mellom kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og ESPD-skjemaet.