7 ting du bør sjekke i kunngjøringer fra Doffin

En ny kunngjøring dukker opp i innboksen, og dere har egentlig ikke tid til å lese hele konkurransegrunnlaget med en gang. Hvordan vet dere om det er verdt å gå videre, eller om den skal legges til side? Det vi ser hos leverandørene vi snakker med, er at det er noen få punkter som avgjør om en konkurranse er noe å satse på. Hvis dere får oversikt over dem tidlig, sparer dere mye arbeid senere i prosessen.

Her er sju ting det er verdt å se etter når dere går gjennom en ny kunngjøring fra Doffin.

1. Hvilke kvalifikasjonskrav som gjelder

Kvalifikasjonskravene er det som avgjør om dere overhodet kan delta. Det er her ESPD-skjemaet, attester, omsetningstall, referanser og eventuelle sertifiseringer kommer inn. Det første dere bør finne ut, er om dere er kvalifisert i det hele tatt. Hvis ikke, er det meste annet uvesentlig.

Det vi ofte anbefaler er å gå gjennom listen før dere gjør noe annet. Hvis dere mangler en obligatorisk sertifisering eller en bestemt referansetype, er det best å vite det med en gang. Da kan dere enten avstå fra konkurransen, eller bruke tiden på å hente inn det som mangler. Det er mye verre å oppdage at noe mangler etter at dere har laget halvparten av besvarelsen.

En tredje mulighet er dialog med innkjøper. Hvis produktet eller tjenesten deres passer behovet godt, men dere ikke oppfyller alle kvalifikasjonskravene, kan det være verdt å spørre direkte. Mange innkjøpere får få eller ingen svar på sine konkurranser, og kan være åpne for en samtale om hvorvidt kravene faktisk reflekterer det de er ute etter.

2. Hva oppdragsgiver faktisk skal kjøpe

Når dere har bekreftet at dere er kvalifisert, er neste steg å forstå hva oppdragsgiver egentlig vil oppnå. Hva er det egentlige behovet bak konkurransen? CPV-koder og kategorier gir en grov retning, men selve oppdragsbeskrivelsen og bakgrunnsinformasjonen sier mer om hva oppdragsgiver er ute etter.

Det vi ofte ser, er at leverandører går rett til kravspesifikasjonen uten å lese de innledende avsnittene som forklarer hvorfor anskaffelsen gjøres. Det er en svakhet. Hva oppdragsgiver egentlig ønsker å oppnå påvirker både hvordan tildelingskriteriene skal tolkes og hvordan tilbudet bør bygges opp. Bruk noen minutter på å forstå hvem som faktisk skal bruke det dere skal levere, og hva slags problem dere skal løse.

For de som vil gå litt dypere, er det noen ekstra spørsmål som ofte gir et fortrinn:

• Hvem eier kontrakten i dag, og hvorfor er den i markedet nå?
• Hvem fra innkjøpersiden er involvert i prosessen, og hva er deres roller?
• Hva har denne oppdragsgiveren historisk vektlagt i lignende konkurranser?
• Har vi noen relasjon til nøkkelpersoner som kan gi kontekst eller faglige innspill?

Det er sjelden dere finner alle svarene i konkurransegrunnlaget. Mye av denne innsikten må hentes inn parallelt, gjennom markedsinnsikt, tidligere kontraktstildelinger og dialog med folk dere kjenner i bransjen.

3. Hva tildelingskriteriene faktisk vekter

Tildelingskriteriene sier ikke bare hva oppdragsgiver vil vurdere, men også hvor mye hvert kriterium teller. Forskjellen mellom 60/40 kvalitet/pris og 40/60 er ofte forskjellen mellom om dere kan vinne eller ikke.

Det handler om å være ærlig med dere selv om sjansene. Hvis dere er sterke på kvalitet, men prisen er vektet høyere, kan det fortsatt være en konkurranse verdt å delta i. Spør dere selv: er vektingen til vår fordel? Hvis svaret er nei, kan det være lurt å bruke tiden på en annen konkurranse i stedet.

4. Tilbudsfristen og tidsrommet dere har

Tilbudsfristen handler ikke bare om når dere må levere, men også om hvor mye tid dere realistisk har til å skrive et godt tilbud. En kort frist betyr en konkurranse om tid og folk like mye som om faglig styrke.

Sjekk også når informasjonsmøter eller eventuelle spørsmålsfrister er. De er ofte tidligere enn man tror, og hvis dere har spørsmål til oppdragsgiver, må de inn før spørsmålsfristen. Det vi ser fungerer godt, er å sette en intern frist god tid før den formelle, slik at dere har en buffer mot tekniske overraskelser i siste minutt.

5. Hvilke vedlegg og dokumenter som er obligatoriske

Konkurransegrunnlaget lister opp hva som må følge med tilbudet. Det kan være mer enn dere først tror: ESPD, attester, referanselister, CV-er, tegninger, prisskjema, og av og til ganske spesifikke skjemaer som oppdragsgiver vil ha utfylt.

Det vi ofte hører, er at leverandører oppdager manglende vedlegg tett opptil leveringsfristen. Det er en unødvendig stressituasjon. Lag en kort sjekkliste over alle obligatoriske vedlegg så snart dere har bestemt dere for å delta. Da vet dere hva som må samles inn, og hvem som har ansvar for hvert dokument.

6. Kontraktsperiode, opsjoner og volum

Det er ikke nok å vinne anbudet. Dere må også vinne en kontrakt som er verdt arbeidet. Kunngjøringen oppgir vanligvis kontraktsperiode (for eksempel to år med opsjon på to ekstra), forventet volum eller estimert kontraktsverdi, og om det er en rammeavtale eller en fast kontrakt.

Det vi opplever er at mange leverandører fokuserer så mye på selve konkurransen at de glemmer å vurdere om kontrakten faktisk er attraktiv. En liten rammeavtale uten garantert volum kan være mindre lønnsom enn en mellomstor fastpriskontrakt med tydelig leveranse. Vurder kontrakten som om dere hadde vunnet, før dere begynner å skrive tilbudet.

7. Spesielle krav og forbehold som kan avgjøre om dere skal delta

Mange kunngjøringer har detaljer som lett overses, men som kan være avgjørende. Eksempler: krav om sikkerhetsklarering, oppmøteplikt på leveransestedet, begrensninger på bruk av underleverandører, eksklusivitetsbestemmelser, eller spesifikke personverntiltak.

Det vi ser er at det er disse små detaljene som ofte avgjør om dere kan delta i det hele tatt. Se over punktene i konkurransegrunnlaget og legg merke til alt som virker uvanlig eller restriktivt. Hvis dere er i tvil om noe, send et spørsmål til oppdragsgiver før spørsmålsfristen. Det er bedre å avklare tidlig enn å oppdage et stopp midt i besvarelsen.

Avslutningsvis

Disse sju punktene dekker ikke alt som står i en kunngjøring, men det er hjørnesteinene i en god første vurdering. Det vi opplever, er at leverandører som har en enkel sjekkliste bruker mindre tid på Go/No-go enn de som leser alt fra ende til annen.

For dem som vil ha en hjelpende hånd til å hente ut disse punktene fra konkurransegrunnlaget, gjør funksjonen vår for å vurdere anbud med KI mye av det manuelle arbeidet. Mer om hva som skiller tilbud som vinner fra resten kan du lese i artikkelen vår om tilbud som vinner offentlige anbud.

Vi i Cobrief sparrer gjerne om hvordan dere kan vurdere kunngjøringer mer effektivt. Bare ta kontakt om dere lurer på noe.