Mikä on
tarjouspyyntö (RFQ)
Tunnetaan myös nimellä: RFQ, Request for Quotation, hintatarjouspyyntö
Tarjouspyyntö (RFQ, Request for Quotation) on muodollinen hankinta-asiakirja, jolla toimittajia kutsutaan jättämään kilpailullisia hintatarjouksia tarkasti määritellyistä tavaroista tai palveluista. Toisin kuin RFP (Request for Proposal), joka pyytää toimittajia ehdottamaan ratkaisuja, RFQ keskittyy suoraan hinnoitteluun, mikä tekee siitä yhden suoraviivaisimmista hankintatyökaluista.
Miten RFQ toimii?
Hankintayksikkö tai ostaja laatii asiakirjan, jossa määritellään tarkasti, mitä tarvitaan: määrät, tekniset eritelmät, toimitusaikataulut ja muut olennaiset ehdot. Asiakirja lähetetään valikoidulle joukolle toimittajia, joita pyydetään jättämään hintatarjous. Määräajan jälkeen ostaja arvioi kaikki tarjoukset ja valitsee tyypillisesti parhaan hinnan tarjoavan toimittajan.
EU:ssa ja ETA-alueella RFQ ei ole muodollinen menettely direktiivin 2014/24/EU mukaisesti, joka määrittelee avoimet, rajoitetut ja neuvottelumenettelyt EU:n kynnysarvojen ylittäville sopimuksille. RFQ:ta käytetään yleisimmin kynnysarvojen alittavissa hankinnoissa, joita kansalliset säännöt ohjaavat, vaikka EU:n perussopimusten avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteet ovat edelleen voimassa.
Milloin RFQ:ta tulisi käyttää?
RFQ on tehokkain, kun:
- Vaatimukset ovat selkeästi määriteltyjä: eritelmät ovat riittävän yksityiskohtaisia, jotta toimittajien tarvitsee vain antaa hinta, ei ehdottaa ratkaisua
- Hinta on ensisijainen peruste: arviointi keskittyy kustannuksiin eikä painotettuihin vertailuperusteisiin, jotka tasapainottavat laatua ja hintaa
- Tavarat tai palvelut ovat standardoituja: tuotteet ovat vertailukelpoisia toimittajien välillä, mikä tekee tarjousten vertailusta helppoa
Monimutkaisissa hankinnoissa, jotka edellyttävät räätälöityjä ratkaisuja, RFP kattavine tarjouspyyntöasiakirjoineen on sopivampi vaihtoehto. Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia löytämään RFQ:t ja muut julkisten hankintojen mahdollisuudet ja vastaamaan kilpailukykyisillä tarjouksilla ajoissa.
RFQ on käytännöllinen ja tehokas tapa saada kilpailukykyistä hinnoittelua tarkasti määritellyille tarpeille, olipa kyseessä julkinen hankinta kynnysarvojen alapuolella tai yksityisen sektorin hankinta puitesopimuksen kautta.