omaraportointi

Omaraportointi on sopimusseurannan työkalu, jossa toimittajat raportoivat omasta sopimusvelvoitteidensa noudattamisesta julkisen sopimuksen toteuttamisen aikana. Siinä missä oma ilmoitus on alustava todistus tarjousvaiheessa, omaraportointi tapahtuu sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen osana jatkuvaa sopimushallintaa.

Miten omaraportointi toimii?

Hankintayksikkö lähettää omaraportointilomakkeen toimittajalle, jonka on vastattava kysymyksiin sopimuksessa asetettujen vaatimusten noudattamisesta. Omaraportointi kattaa tyypillisesti kaksi pääaluetta:

• Palkat ja työehdot: Toimittaja raportoi työntekijöilleen tarjoamistaan työsuhteen ehdoista. EU:n ja ETA:n hankintakehysten mukaan hankintayksiköiden odotetaan suorittavan riittäviä tarkastuksia noudattamisen varmistamiseksi, ja omaraportointi on keskeinen osa tätä seurantaa.
• Ihmisoikeudet toimitusketjussa: Riskialttiiden tuotteiden osalta lomake sisältää kysymyksiä toimittajan huolellisuusvelvoitteiden noudattamisesta OECD:n vastuullisen liiketoiminnan ohjeiden mukaisesti.

Suomessa hankintalaki edellyttää, että hankintayksiköt valvovat sopimusvelvoitteiden noudattamista. Omaraportointilomake suositellaan annettavaksi sopimuksen allekirjoitushetkellä ja palautettavaksi kuuden viikon kuluessa. Uudet lomakkeet tulisi kerätä vuosittain koko sopimuskauden ajan. Vastaukset muodostavat perustan riskiarvioinneille: jos havaitaan merkkejä ongelmista, hankintayksikkö voi edetä asiakirjatarkastuksiin ja paikan päällä tehtäviin tarkastuksiin.

Milloin omaraportointia tulisi käyttää?

• Palvelu- ja urakkasopimuksissa, joissa palkkoja ja työehtoja koskevat säädökset pätevät
• Puitesopimuksissa suurten toimittajien kanssa riskialttiiden tuotteiden osalta
• Kun työehtoja koskevat vaatimukset edellyttävät järjestelmällistä seurantaa

Omaraportointivaatimuksen ilmoittaminen hankintailmoituksessa voi ennaltaehkäistä sopimusrikkomuksia. Työkalut kuten Cobrief voivat auttaa toimittajia pitämään raportointivelvollisuudet ja määräajat hallinnassa.

Omaraportointi on keskeinen mekanismi julkisten sopimusten toteutumisen varmistamisessa. Yhdistettynä vuoropuheluun ja riippumattomaan todentamiseen se edistää vastuullista ja avointa toimittajamarkkinaa.