Aamiaisseminaari: Miten julkisia hankintoja pitäisi tehdä tulevaisuudessa?
Cobrief järjesti ensimmäisen aamiaisseminaarinsa omissa tiloissaan, ja mukana oli kolme Norjan kokeneinta tarjousasiantuntijaa. Aiheena oli tarjoustyön tulevaisuus ja se, miten tekoäly muuttaa pelikentän sääntöjä sekä toimittajille että hankkijoille.
Croissantit pöydällä, täysi sali ja mukava porukka myös verkossa. Kuulimme kolmelta Norjan kokeneimmalta julkisten hankintojen asiantuntijalta: Christian Martinsen Bonkasta, Anne Buan CMS Klugesta ja Thomas Tinnesand Inventurasta. Kaikilla oli eri näkökulma, mutta yhteinen havainto: tekoäly on jo muuttanut tarjoustyötä, ja muutokset kiihtyvät.
Tekoäly helpottaa tarjousten jättämistä, mutta vaikeuttaa niiden voittamista
Kaikkien kolmen esityksen läpi kulkeva teema oli paradoksi, jonka tekoäly on luonut tarjousmarkkinoille. Christian Martinsen kiteytti asian jo avauspuheenvuorossaan: tekoäly on helpottanut tarjousten jättämistä, mutta vaikeuttanut niiden voittamista. Kun kaikki nousevat korkeammalle tasolle, vanhat erottautumistekijät katoavat. Ja kuten hän varoitti: kritiikitön käyttö, jossa ladataan, generoidaan ja lähetetään lisäämättä mitään omaa, johtaa tylsiin tarjouksiin, jotka muistuttavat harhaan asti toisiaan.
Anne Buan CMS Klugesta vahvisti tämän juridisesta näkökulmasta. Hän näkee jo nyt, että tarjousten määrä kasvaa ja laatu on yleisesti tasaisempaa. Seuraus? Hankkijoiden on vaikeampi erottaa toimittajia toisistaan, mikä luo uusia juridisia haasteita arvioinnin ja hankintapäätösten perustelun ympärille.
Thomas Tinnesand Inventurasta lisäsi tärkeän näkökulman: substanssiosaamisen on edelleen oltava liikkeelle paneva voima. Älä anna tekoälyn kirjoittaa puolestasi, vaan kanssasi. Tulevaisuudessa menestyvät ne, jotka yhdistävät tekoälyn tehokkuuden aitoon asiantuntemukseen ja strategiseen ajatteluun.
Panelikeskustelu: Enemmän dialogia, vähemmän kirjoitusharjoituksia
Esitysten jälkeen kokosimme kaikki kolme puhujaa yhteen Cobriefin toimitusjohtajan Jonas Klafstadin kanssa panelikeskusteluun. Täällä syntyi kunnon keskustelua.
Keskeinen teema oli se, miten tarjousten arviointi tulee muuttumaan. Anne Buan ennusti siirtymää kohti paremmin todennettavia seikkoja, kuten sertifiointeja, dokumentoituja tuloksia ja demonstraatioita, pois pehmeiltä ja tekstitaipuisilta kriteereiltä kuten toimeksiantoymmärrys ja metodologia. Christian Martinsen varoitti kuitenkin, että tämä voisi heikentää innovaatiokykyjä ja muuttaa hankinnat binäärisiksi tarkistuslistoiksi.
Keskustelussa pohdittiin myös sitä, nähdäänkö tulevaisuudessa enemmän kaksivaiheisia prosesseja ennakkovalinnalla tarjousmäärän kasvun hallitsemiseksi, ja ottavatko hankkijat käyttöön enemmän dialogia, demonstraatioita ja haastatteluja osana arviointia. Thomas Tinnesand huomautti, että vaikka tämä on toivottavaa, se on erittäin resursseja vaativaa, ja aika on usein se, mitä hankkijoilla on vähiten.
Jonas Klafstad heitti haasteen ilmaan: mitä tapahtuu, kun tekoälymallit muuttuvat niin hyviksi, että käytännössä voi generoida kymmenen tarjousta minuutissa? Silloin tarjoustyön on oltava aivan eri tasolla, strategisempaa ja inhimillisempää. Christian Martinsen oli samaa mieltä suunnasta, mutta korosti, että jatkojalostus ja kontekstinymmärrys ovat edelleen ratkaisevia.
Paneelissa käsiteltiin myös kansainvälistä kilpailua ja sitä, että Norjaa pidetään yhtenä Euroopan vähiten kilpailluista tarjousmarkkinoista. Tekoäly voi mahdollisesti madaltaa esteitä ulkomaisille toimijoille, mutta kulttuurinymmärrys ja paikallisosaaminen ovat edelleen ratkaisevan tärkeitä.
Anne Buanin tärkeä huomio koski tietoturvaa. Monet toimittajat jakavat arkaluontoisia tietoja tekoälytyökaluille miettimättä seurauksia. Christian Martinsenilla oli sama huoli, erityisesti kilpailutuksissa, joissa on turvallisuusvaatimuksia ja luottamuksellisia asiakirjoja.
Tie eteenpäin
Aamiaisseminaari osoitti selkeästi, että tekoäly ei ole pelkästään työkalu, vaan voima, joka muokkaa koko tarjousprosessia: toimittajapuolelta hankkijapuolelle, juridisesta kehyksestä päivittäiseen käytäntöön.
Kaikkien panelistien viesti voidaan tiivistää seuraavasti: käytä tekoälyä siihen, missä se on hyvä, eli analyysiin, rakenteeseen ja tehostamiseen. Mutta muista, että edelleen ihmiset ymmärtävät kontekstin, rakentavat suhteet ja tekevät strategiset päätökset, jotka ratkaisevat kuka voittaa.
Me Cobriefilla odotamme innolla tämän keskustelun jatkamista vuonna 2026. Onko sinulla ehdotuksia siitä, mitä meidän pitäisi käsitellä seuraavassa aamiaisseminaarissa? Lähetäthän meille viestin!