"Tee enemmän vähemmällä": – Cobrief auttaa meitä onnistumaan

Dennis Hedölle, Onitio Solutionsin toimitusjohtajalle, ei ole epäilystäkään: Cobrief on työkalu, joka tekee yrityksen "tee enemmän vähemmällä" -filosofiasta todellisuutta.

– Meillä ei ole suunnitelmissa pitää suurta tiimiä tarjouksille omistettuna. Se ei ole meidän mallimme. Mutta Cobriefin avulla voimme olla yhtä kilpailukykyisiä kuin yritykset, joilla on kokonaisia osastoja tähän omistettuna.

– Teknologia mahdollistaa pelaamisen samalla tasolla ilman henkilöstömäärän kasvattamista. Meille se on ihanteellinen ratkaisu, hän sanoo.

Onitio Solutions näkee suuria mahdollisuuksia edessään. Yritys on äskettäin hankkinut liiketoiminnan Ruotsista ja keskittyy nyt vahvemman pohjoismaisen läsnäolon rakentamiseen.

– Meillä on jo vankka asiakaspohja ja vahvat referenssit kotimaassa. Nyt on kyse siitä, että osoitamme pystyvämme tuottamaan saman arvon Ruotsissa ja muissa Pohjoismaissa. Julkiset tarjouskilpailut tulevat olemaan tärkeä osa tätä matkaa, ja Cobrief on työkalu, joka auttaa meitä onnistumaan, sanoo Hedö.

Onitio Solutions toimittaa IT-infrastruktuuria vähittäiskauppaan, kuljetukseen, logistiikkaan ja apteekkialalle. Kuva: Onitio

Ratkaisuja, joihin törmäät päivittäin

Onitio Solutionsin teknologia on osa useimpien norjalaisten arkea. Yritys toimittaa kaikkea itsepalveluskannereista ja itsepalvelukassoista ruokakaupoissa digitaalisiin hintalappuihin, näyttöihin ja jonotusjärjestelmiin.

He ovat myös Oslon lentokentän tax-free-myymälän noutopisteen takana. Useiden suurten logistiikkayritysten kohdalla Onition järjestelmät mahdollistavat miljoonien pakettien seurannan ja skannauksen.

– Kun kaksi miljoonaa norjalaista käy ruokakaupassa, noutaa paketteja tai liikkuu myymälöissä joka viikko, on hyvä mahdollisuus, että he kohtaavat jonkin ratkaisumme. Se on tavallaan näkymätöntä työtä, mutta juuri se on tarkoituskin: kaiken pitää toimia saumattomasti ilman, että asiakkaan tarvitsee ajatella sitä, sanoo Hedö.

Onitio Solutions kehittää teknologiaa, joka helpottaa arkea, itsepalveluskannauksesta kaupoissa digitaalisiin jonotusjärjestelmiin terveydenhuollossa. Kuva: Onitio

– Perusteltu päätös minuuteissa

Yksityinen sektori on päämarkkina, mutta julkisista tarjouskilpailuista on tullut yhä houkuttelevampi painopistealue. Haasteena on ollut kapasiteetti.

Julkinen hankinta vaatii korkeaa rakenteisuutta ja dokumentaatiota, ja Onitiolla oli vain puolipäiväinen resurssi koko prosessin hoitamiseen. Sama henkilö vastasi myös projektiosastosta.

– Hän on äärimmäisen kyvykäs, mutta on sanomattakin selvää, että tarjouksille jää vähän aikaa, kun vastaat niin monista rooleista. Tuloksena oli, että jouduimme usein luopumaan tarjouksista, vaikka meillä olisi ollut hyvät mahdollisuudet voittaa, sanoo Hedö.

Kun Onitio aloitti Cobriefin käytön keväällä 2025, heidän tarjoustyönkulkunsa muuttui perustavanlaatuisesti.

– Cobriefin avulla voimme seurata markkinaa jatkuvasti ja havaita relevantit kilpailutukset ilman tuntien manuaalista hakua. Saamme valmiit yhteenvedot, jotka kertovat, mistä tarjouspyynnössä on kyse, mitä vaatimuksia on asetettu ja kuinka hyvin se sopii meille.

– Tämä tarkoittaa, että voimme tehdä perustellun päätöksen minuuteissa sen sijaan, että käyttäisimme koko päivän, sanoo Hedö.

Hedö korostaa, että hyöty liittyy yhtä paljon laatuun kuin ajansäästöön. – Vältymme tuhlaamasta aikaa epäolennaisiin tarjouspyyntöihin. Tämä vapauttaa kapasiteettia työskennellä perusteellisemmin kilpailutusten parissa, joilla todella on merkitystä. Kuva: Onitio

Enemmän aikaan vähemmällä henkilöstöllä

Aiemmin yhden tarjouspyynnön arviointi, dokumentaation kerääminen ja tarjouksen rakenteen luominen saattoi viedä koko työpäivän. Cobriefin avulla prosessi on lyhentynyt murto-osaan ajasta.

– Vapautamme useita työpäiviä kuukaudessa. Puolipäiväiselle resurssille se on ratkaisevaa. Siinä missä aiemmin ehdimme osallistua yhteen tarjouskilpailuun, pystymme nyt hoitamaan viisi. Tämä tarkoittaa, että voimme toimittaa enemmän kilpailutuksia samalla henkilöstöllä, sanoo Hedö.

Hyödyt näkyvät jo selvästi. Pian Cobriefin käyttöönoton jälkeen Onitio voitti tarjouskilpailun digitaalisesta jonotusjärjestelmästä eräälle Länsi-Norjan sairaanhoitopiirille.

– Se on projekti, johon meillä todennäköisesti ei olisi ollut aikaa jättää tarjousta ilman Cobriefia. Työkalu auttoi meitä arvioimaan nopeasti ja jäsentämään vastauksemme, jotta pystyimme toimittamaan kilpailukykyisen tarjouksen, sanoo Hedö.

Laatu ja tehokkuus

Hedölle erityisesti kaksi asiaa tekee Cobriefista täydellisen sopivan Onitiolle. Toinen on Tietopankki-ominaisuus, jonka avulla yritys voi jäsentää ja uudelleenkäyttää aiempia vastauksia ja dokumentaatiota.

– Aiemmin jouduimme aloittamaan lähes tyhjästä joka kerta. Nyt rakennamme olemassa olevan materiaalin päälle, ja se tuottaa sekä laatua että tehokkuutta, hän sanoo.

Toinen tekijä on käyttäjäystävällisyys.

– Cobrief on suunniteltu yksinkertaiseksi. Kuka tahansa voi käyttää sitä heti ensimmäisestä päivästä lähtien ilman laajoja koulutuksia. Ja jos meillä on kysymyksiä, tuki on aina saatavilla. Se tuo turvallisuuden tunnetta, joka on painonsa arvoista kullassa.