Cobrief kilpailuetuna: – Kiireisessä työpäivässä se on uskomattoman tehokas

NoA Ignite oli yksi ensimmäisistä Cobriefin käyttöönottajista. Lähes kahden vuoden jälkeen työkalu on olennainen osa heidän päivittäistä työtään ja avain sekä useampiin tarjouksiin osallistumiseen että niiden voittamiseen.

– Pelkästään se, että näkee nopeasti, kuka on aiemmin jättänyt tarjouksen tarjouskilpailuun, antaa hyvän kuvan kilpailutilanteesta. Se säästää meiltä valtavasti aikaa, sanoo Øyvind Aak, vanhempi tarjouspäällikkö ja kumppanuuspäällikkö NoA Ignitella.

Hän kertoo, että aiemmin saattoi kestää tunteja selvittää, kuka oli jättänyt tarjouksen aiemmin. Nyt se hoituu minuuteissa, ellei sekunneissa, Cobriefissa.

Koska NoA Ignitella on kevyt myyntiorganisaatio, on tärkeää priorisoida resurssit oikein. Jokainen tarjouskierros on arvioitava huolellisesti: Kannattaako tähän osallistua? Mitkä ovat voittomahdollisuudet? Cobrief auttaa meitä onnistumaan tässä.

Säästämme paljon aikaa alkuvaiheissa, aikaa, jonka voimme käyttää siihen, mikä todella merkitsee: voittavan tarjouksen kehittämiseen ja toimittamiseen, sanoo Aak.

On ollut mukana kehityksessä

NoA Ignite oli yksi ensimmäisistä Cobriefin käyttöönottajista. Vuoden 2024 alusta lähtien yritys on antanut säännöllistä palautetta toiminnallisuudesta ja kehityskohteista. Cobrief-tiimi on ottanut palautteen vastaan avosylin.

– On ollut hauskaa seurata kehitystä ja nähdä, kuinka paljon paremmaksi se on tullut niin lyhyessä ajassa, sanoo Henriette Vien, asiakasoperaatioiden päällikkö NoA Ignitella.

Øyvind Aak nyökkää ja lisää: – Paljon on tapahtunut, ja nopeasti. Työkalu on kehittynyt nopeammin kuin olemme ehtineet ottaa kaikki ominaisuudet käyttöön, hän sanoo hymyillen.

NoA Ignite on siirtynyt raskaista, manuaalisista prosesseista tarjousten arviointiin ja karsintaan murto-osassa ajasta. – On vaikea kuvitella, miten työskentelimme aiemmin, sanoo Øyvind Aak. Kuvassa yhdessä Henriette Vienin kanssa.

Rakentaa digitaalisia ratkaisuja koko Norjalle

NoA Ignite on pohjoismainen konsulttiyritys, jossa työskentelee noin 400 henkilöä Oslossa, Tukholmassa, Kööpenhaminassa, Helsingissä ja Wroclawissa. Yritys on osa The North Allianceia (NoA). NoA Ignite on erikoistunut käyttäjäkeskeisiin digitaalisiin tuotteisiin ja palveluihin.

NoA Igniten toimittamia ratkaisuja ovat muun muassa Ruter-sovellus, uudet verkkosivustot, uusi asuntopolku ja digitaalinen palvelualusta Oslon opiskelijajärjestölle (SiO) sekä AMK-projekti Vestre Viken -sairaanhoitopiirille, jonka avulla 113-operaattorit voivat nähdä hätätilanteita reaaliajassa matkapuhelimen kameran kautta.

NoA Ignite on myös toteuttanut suuria projekteja verkkosivustoille kuten Regjeringen.no ja BaneNor.no kehittyneillä CMS-ratkaisuilla, sisältömalleilla ja monimutkaisilla integraatioilla. – Regjeringen.no on itse asiassa yksi maailman suurimmista tietoportaaleista, ja siellä työskentelemme sekä teknologian että sisältörakenteen parissa, sanoo Vien.

Cobrief helpottaa useampien NoA Igniten työntekijöiden arviointia ja osallistumista tarjousprosesseihin, mikä auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia, jotka muuten olisivat saattaneet jäädä huomaamatta.

– Voi osallistua useampiin relevantteihin tarjouskilpailuihin

Ennen kuin Cobriefista tuli osa NoA Igniten myyntitiimin päivittäistä työnkulkua, tarjoustyötä leimasivat aikaa vievät ja manuaaliset prosessit: asiakirjoja piti ladata, lähettää eteenpäin, ladata palveluun ja saattaa useiden henkilöiden saataville.

Myyntitiimistä tuli eräänlainen "portinvartija" kaikelle julkisiin tarjouskilpailuihin liittyvälle tiedolle. He käyttivät paljon aikaa erilaisten asiakirjojen ja tiedostojen jakamiseen osastojen välillä jatkuvasti.

– Nyt kaikki jaetaan Slackissa Cobrief-integraation kautta, joten kuka tahansa halukas voi seurata mukana, sanoo Aak tyytyväisenä. Se, että useammat ihmiset voivat nyt arvioida tarjouspyyntöjä nopeasti ja itsenäisesti, tarkoittaa, että mahdolliset tilaisuudet havaitaan aina.

– Myyntitiimi ei aina huomaa kaikkea. Nyt aihealueen asiantuntija voi nopeasti nähdä potentiaalin tarjouspyynnössä, jonka me olisimme saattaneet ohittaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että voimme osallistua useampiin relevantteihin tarjouskilpailuihin, hän sanoo.

– Uskomattoman tehokas

Erityisesti kaksi ominaisuutta korostuu NoA Igniten kaksikon mielestä. – Kunkin tarjouspyynnön aloitussivu on muodostunut avaintyökaluksi. Sieltä saamme nopeasti arviointikriteerit, keskeiset tiedot ja sopimusarvon ilman, että meidän tarvitsee avata ja lukea koko tarjouspakettia, sanoo Vien.

Tekoälyominaisuudet tuottavat myös konkreettisia hyötyjä ajansäästönä. Chatbottia käytetään yksityiskohtien etsimiseen, joiden löytäminen saattoi aiemmin viedä paljon aikaa, kuten vaatimukset paikallisesta läsnäolosta, sopimustyyppi, määräajat ja päivämäärät tai erityisehdot.

– Käytämme tekoälyä tarkkojen kysymysten esittämiseen. Kiireisessä työpäivässä se on uskomattoman tehokas. Nyt voimme arvioida tarjouspyynnön nopeasti. Hyvin vähän aikaa kuluu sen arvioimiseen, onko tämä meille sopiva vai ei, sanoo Vien.

– Tarjouksia, jotka todella voittavat

Vaikka NoA Ignite käyttää Cobriefia tällä hetkellä pääasiassa arviointiin ja tiedonhankintaan, he näkevät suurempia mahdollisuuksia horisontissa, erityisesti tekoälyssä ja aiempien tarjousten uudelleenkäytössä.

– Testaamme nyt tekoälypohjaisia tekstiehdotuksia aiempien tarjousten perusteella. Se on jännittävä suunta, mutta laadun on oltava huippuluokkaa. Et voita jollain, joka on "riittävän hyvä", sanoo Aak.

Hänelle kyse ei ole ajan säästämisestä kirjoitusvaiheessa, vaan ajan viisaammasta käytöstä. Kyse on kaiken tarpeettoman karsimisesta alussa ja energian suuntaamisesta sinne, missä sillä on merkitystä: tarjouksen kirjoittamiseen, joka osuu kohdalleen.

*PSST**: Tiesitkö, että Cobriefilla on ilmaiset tarjouspyyntöhälytykset ilman koeaikaa? **Tutustu tästä!*