Lyreco vastaa nyt useampiin tarjouspyyntöihin kuin koskaan: – Työkalu, joka antaa meille selvän edun

– Meille tarjouskilpailumarkkina on äärimmäisen tärkeä. Siksi tarvitsemme työkaluja, joiden avulla voimme työskennellä entistä paremmin tarjousprosessien parissa, sanoo Patricia Patoka, tarjouspäällikkö Lyreco Norjassa.

Cobriefin avulla Lyreco voi nyt vastata useampiin tarjouspyyntöihin kuin aiemmin. Cobriefilla he ovat myös automatisoineet jopa 50 prosenttia tuotesovituksesta.

– Voimme käyttää enemmän aikaa laadullisiin arvioihin ja vastata useampiin tarjouspyyntöihin. Meillä on säännöllisiä kokouksia, joissa käymme läpi työtilanteen, ja uusia tarjouspyyntöjä tulee jatkuvasti. Nyt voimme työskennellä entistä useamman parissa samanaikaisesti, toimittaa enemmän, panostaa enemmän asiakastarpeiden täyttämiseen ja voittaa enemmän, sanoo Patricia Patoka.

Patoka kuuluu Lyrecon tarjousprosesseja hoitavaan tiimiin. Yhdessä kollegansa Bjørn Ove Aspremin kanssa hän kertoo, ettei ole epätavallista tiimin työskentelevän samanaikaisesti kaksinumeroisen määrän tarjouskilpailuja, joista julkinen sektori muodostaa suuren osan.

– Julkiset organisaatiot ovat vakaita asiakkaita, ja jos voitamme sopimuksen, se voi kestää neljä vuotta. Se antaa meille ennustettavuutta ja pitkäaikaista vakautta, sanoo Bjørn Ove Asprem.

Lyrecon tarjoustiimi haluaa olla edelläkävijä tekoälyn käytössä tarjoustyössä. Cobrief on tässä aivan keskeisessä roolissa, sanovat tarjouspäälliköt Patricia Patoka ja Bjørn Ove Asprem.

Miljardiluokan yritys

Lyreco on yksi maailman johtavista työpaikkatuotteiden ja -palveluiden toimittajista. Norjassa Lyrecon liikevaihto vuonna 2024 oli lähes 2 miljardia Norjan kruunua.

21 myymälällä ympäri maata monet saattavat yhdistää Lyrecon perinteisiin toimistotarvikekauppoihin. Mutta yhtiön norjalaisen liiketoiminnan päämoottori on yritysmarkkina ja toimitukset julkiselle sektorille.

Ranskalaisomistuksessa olevan perheyrityksen Norjan pääkonttorilla työskentelee tarjousprosesseihin erikoistunut tiimi. Julkiset tarjouskilpailut muodostavat valtaosan heidän työstään.

Nämä ovat asiantuntijoita, jotka tuntevat sekä säännöt että asiakkaat, ja joilla on yksi selkeä tavoite: voittaa mahdollisimman paljon sopimuksia.

– Toimitamme yrityksille, kunnille ja maakunnille ympäri maata. Se voi olla mitä tahansa muistikirjoista ja kynistä puhdistustuotteisiin, toimistokalusteisiin tai kahviratkaisuihin. Kaikkea, mitä tarvitaan työpaikan tai organisaation toimintaan, sanoo Patricia Patoka.

Enemmän aikaa perusteellisille riskianalyyseille

Tie allekirjoitettuun sopimukseen on pitkä. Tarjouskilpailujen voittaminen on paljon muutakin kuin hintaa.

Jokaisessa kilpailutuksessa Lyrecon on laadittava kattavia tarjouksia, joissa he eivät ainoastaan esittele tuotteita ja hintoja, vaan myös dokumentoivat ympäristötoimenpiteet, toimituskapasiteetin, laadun ja palvelutasot.

Näiden sopimusten etu on, että ne ovat vakaita ja pitkäaikaisia, usein neljä vuotta. Samalla monimutkaisuus on suurempaa. Perusteelliset riskianalyysit on tehtävä. Paljon voi tapahtua toimittajien, hintakehityksen ja muiden tekijöiden suhteen monivuotisen sopimuskauden aikana.

Samalla ei ole aina helppoa vapauttaa aikaa kiireisessä arjessa tämän työn tekemiseen niin perusteellisesti kuin aina haluaisi. Cobriefin avulla aikaa on kuitenkin vapautunut.

– Säästää meiltä huomattavasti aikaa

Jokainen tarjouspyyntö sisältää usein 150–1 000 tuoteriviä, jotka pitää sovittaa Lyrecon tuotteisiin ja hintoihin.

– On valtava työ valita oikeat tuotteet ja syöttää ne hankintayksikön vaatimissa muodoissa, sanoo Asprem.

Tämä prosessi oli aiemmin manuaalinen ja aikaa vievä. Kaikki piti sovittaa ja dokumentoida käsin, ja se vei arvokasta aikaa strategisemmilta arvioinneilta. Tehostaakseen tarjousprosessia ja varmistaakseen korkeamman laadun Lyreco otti Cobriefin käyttöön kesällä 2024.

Cobrief auttaa meitä valitsemaan oikeat tuotteet automaattisesti aiempien tarjousten ja oman tuotedatamme perusteella. Se voi myös ehdottaa tekstivastauksia tarjousasiakirjojen kysymyksiin omien tekstiemme pohjalta, sanoo Patricia Patoka.

– Meidän ei enää tarvitse käyttää tunteja aiemmin tehdyn työn uudelleen tekemiseen. Se säästää meiltä huomattavasti aikaa ja antaa meidän keskittää energiamme siihen, mikä todella merkitsee: strategiaan ja siihen, miten voimme voittaa tarjouskilpailun, lisää Asprem.

Katso saatavilla olevat toimistotarvikkeiden tarjouspyynnöt.

– Työkalu, joka antaa meille selvän edun

Cobriefin avulla Lyreco voi nyt vastata useampiin tarjouspyyntöihin kuin aiemmin. Aiemmin tiimin piti tehdä kovia priorisointeja ja usein ohittaa kilpailutuksia. Saattoi olla tarjouskilpailuja, jotka he olisivat voineet voittaa, mutta kokonaistyömäärä johti niiden sivuuttamiseen.

Cobriefin avulla Patricia Patoka, Bjørn Ove Asprem ja muu tarjoustiimi ovat automatisoineet jopa 50 prosenttia tuotesovituksesta.

– Nyt voimme nopeammin tehdä alustavan arvion ja nähdä, onko tarjouspyyntö meille relevantti vai ei. Saamme myös tarkemman hinta-arvion aikaisessa vaiheessa prosessia, sanoo Patoka.

Lyrecolle teknologia ja innovatiiviset ratkaisut, joista Cobrief on esimerkki, ovat osa laajempaa strategiaa liiketoiminnan kehittämiseksi.

– Tarjoussopimukset ovat vakaita ja suhteellisen pitkäaikaisia. Lisäksi näemme tarjouksissa yhä vahvemman ympäristöpainotuksen, mikä sopii meille hyvin, sillä työskentelemme aktiivisesti kestävän kehityksen parissa. Cobriefin avulla saamme sekä enemmän aikaa että korkeampaa laatua vastauksiimme, mikä vahvistaa meitä kilpailussa, sanoo Asprem.

Sekä hän että Patoka ovat vakuuttuneita siitä, että tekoälyn älykäs käyttö on ratkaisevaa tulevaisuudessa.

– Meidän on käytettävä saatavilla olevia työkaluja. Jos emme tee niin, olemme yhtäkkiä kaksi askelta kilpailijoidemme jäljessä. Nyt meillä on työkalu, joka antaa meille selvän edun, sanoo Patoka.