Viikoista tunteihin: tarjouskilpailuihin osallistuminen ei ole enää aikasyöppö

Olemme kaikkialla ilman, että kukaan oikeastaan tietää siitä. Asiakkaan pitäisi loistaa, ei meidän, sanoo Eurosignin toimitusjohtaja Marius Barhaugen.

Hän esittelee ylpeänä showroomia pääkonttorilla Oslon ulkopuolella. Kylttejä kaikissa koissa, väreissä ja muodoissa Telenorille, Synsamille, Apotek 1:lle ja Narvesenille, monien muiden joukossa.

Ikoninen Freia-kyltti Karl Johanilla. Kyltit puistoissa ja vastaavissa tiloissa, Oslon kunnan toimeksiannosta. Kaikki Eurosignin valmistamia, toimittamia ja asentamia.

Eurosign on edelläkävijä uusien teknologisten ratkaisujen käyttöönotossa, mutta itse kylteissä paljon on pysynyt ennallaan.

Käytämme teknologiaa tehostaaksemme ja vapauttaaksemme aikaa, mutta emme kylttien kustannuksella. Ne ovat ja pysyvät käsityönä. Tässä ei pidä oikoa, päinvastoin.

Haluamme käyttää vapautuneen ajan entistä huolellisempaan ja laadukkaampaan kylttien valmistukseen. Kyltit ovat ydintuotteemme, ja niiden on täytettävä korkeimmat standardit, Barhaugen sanoo. Kuva: Eurosign

Julkiset tarjouskilpailut eivät ole pysyneet ajan mukana

Eurosign on Skandinavian suurin toimija kylttialalla. Konsernin liikevaihto on noin 200 miljoonaa Norjan kruunua Norjassa ja Ruotsissa, ja sillä on yli 50 työntekijää.

Kun Barhaugen aloitti toimitusjohtajana tammikuussa 2025, hänellä oli laaja johtamiskokemus teollisuudesta, pääomasijoituksista ja perheyrityksissä.

Hän tuntee tarjouskilpailut hyvin. Ne ovat olleet toistuva teema läpi hänen koko uransa.

Vaikka paljon muuta on muuttunut, julkiset tarjouskilpailut ovat edelleen samanlaisia kuin aina. Samat vaatimukset, samat asiakirjat ja usein melkoisen paljon subjektiivisuutta vertailuperusteissa. Julkisella sektorilla on selvästi parantamisen varaa, Barhaugen sanoo.

Hän nostaa erityisesti esiin, miten "yksikköhintojen" vaatimukset monimutkaisissa tuotteissa pakottavat toimittajat hinnoittelemaan riskin mukaan, mikä käytännössä tekee lopullisesta laskusta kalliimman kunnille.

Jos he käyttäisivät enemmän kohdennettuja tarjouspyyntöjä, he voisivat saavuttaa sekä parempaa laatua että alhaisempia hintoja. Monilla julkisella sektorilla pitäisi olla parempi ymmärrys siitä, miten asiat toimittajapuolella todella toimivat, hän sanoo.

Eurosign toimittaa paljon kylttejä julkiselle sektorille. Sekä valtion että kuntien viranomaiset tarvitsevat kylttejä julkisiin tiloihin, kuten puistoihin, päiväkoteihin, kouluihin ja uimahalleihin.

Viikkojen työstä tunteihin

Mutta yksi asia on muuttunut: tarjouksen tekemiseen kuluva aika. Aiemmin Eurosign käytti viikkoja yhteen hakemukseen, nyt siihen voi mennä päiviä tai vain tunteja. Syy? Cobrief.

Barhaugen on käyttänyt työkalua vuoden 2025 alusta.

Julkiset tarjouskilpailut ovat edelleen pitkälti samanlaisia, mutta nyt ne voi hoitaa nopeasti ja tehokkaasti, Barhaugen sanoo.

Sen sijaan, että palkkaisi erillisen tarjouspäällikön, hän ja tiimi hoitavat työn itse. Hänen mukaansa se on täysin mahdollista.

Olen Cobriefissä useita kertoja viikossa ja teen paljon työtä itse yhdessä muiden kanssa. Se on niin tehokasta, että säästämme sekä aikaa että yhden kokoaikaisen työpaikan. Pelkästään se tarkoittaa yli miljoonan Norjan kruunun säästöjä vuodessa, kaikki kulut mukaan lukien, hän sanoo.

Vakuutuin nopeasti. Cobrief antaa sinulle katsauksen uusiin tarjouspyyntöihin, analysoi asiakirjat ja poimii tärkeimmät tiedot, Barhaugen sanoo.

Tarjouskilpailuihin osallistumisen ei tarvitse olla aikasyöppö

Barhaugen nostaa erityisesti esiin tiivistelmätoiminnon, joka poimii avainkohdat laajoista tarjousasiakirjoista, joten satoja sivuja ei tarvitse lukea.

Näet nopeasti, mikä on tärkeää ja miten sinun pitäisi vastata. Se tekee prosessista kohdennetumman ja huomattavasti vähemmän aikaa vievän. Se parantaa sekä työnkulkua että laadun toimituksissamme. Kun laatu on korkeaa, mahdollisuutemme voittaa kasvavat.

Cobriefia käytetään nykyään sekä julkisiin että yksityisiin tarjouskilpailuihin, ja se on kiinteä osa Eurosignin strategiaa älykkäämpään työskentelyyn.

Työkalu helpottaa vaatimusten ymmärtämistä ja sen arviointia, pitäisikö meidän todella osallistua. Se antaa meille myös joustavuutta ja vapautta priorisoida resurssejamme viisaammin, Barhaugen sanoo.

Hän on yhtä mieltä yhdestä asiasta: Teknologian ei pitäisi olla koristeellista, vaan ratkaisukeskeistä ja tuottaa todellisia etuja. Eurosign pyrkii olemaan alan johtavia tehokkuudessa ja teknologiassa.

Tarjouskilpailuihin osallistuminen ei ole enää aikasyöppö. Sen pitäisi olla kilpailuetu. Ja sitä se on, kun käytössä on oikeat työkalut, sanoo Marius Barhaugen.