Näin Compass Group hallitsee täysin 300 tarjouspyyntöä vuodessa
Toimiala:
Palvelut
Haastateltu:
Henriette Haugsnes ja Marcelle Mauritzson, Compass Group
“Nyt Cobrief kokoaa tarvitsemani tiedot. Voin käyttää energiani siihen, mikä oikeasti voittaa kilpailutukset: hyvien tarjousten kirjoittamiseen asiakkaalle.”
Yksi Norjan suurimmista FM-konserneista käsittelee yli 300 tarjouspyyntöä vuodessa. Cobriefin avulla he ovat siirtyneet sähköposti-ilmoituksista ja manuaalisista Excel-listoista täydelliseen hallintaan ja käyttävät enemmän aikaa siihen, mikä oikeasti voittaa sopimuksia.
Joka vuosi Compass Group ja siivousdivisioona Eir Renhold vastaavat yli 300 tarjouspyyntöön. Sotilastukikohtien ruokaloista suurten kaupallisten rakennusten siivouspalveluihin ja offshore-muonituksesta täyteen kiinteistöpalveluun. Noin 10 000 työntekijällä yli 630 toimipisteessä ja yhteisliikevaihdolla lähes 10 miljardia NOK tämä on yksi Norjan kattavimmista FM-konserneista.
Vaikuttavan tarjousportfolion takana ovat muun muassa Henriette Haugsnes, suunnittelu- ja tarjouspäällikkö Eir Renhold -yrityksessä, sekä Marcelle Mauritzson, bid manager Compass Groupin ruokadivisioonassa. Eir Renhold yksin vastaa yli 120 siivoustarjouspyyntöön vuodessa, ja konsernitasolla kokonaismäärä on 300-350 vastausta.
Se tarkoittaa, että tiimit jättävät tarjouksia lähes joka päivä.
Suurempi riski menettää jotain manuaalisessa prosessissa
Tiimeillä oli hyvin toimiva järjestelmä: kaikki harkittavat tarjouspyynnöt kirjattiin Excel-taulukkoon, jossa oli yleiskuva statuksesta, vastuista ja määräajoista. Ilmoitukset saapuivat sähköpostitse eri portaaleista ja ne piti siirtää manuaalisesti listaan. Ongelma oli askelta aikaisemmin, itse ilmoitusjärjestelmässä.
– Käyttämämme ilmoitusjärjestelmä lähetti saman viestin toisinaan useita kertoja muutaman päivän aikana, sanoo Haugsnes. – Tuli epäselvyyttä siitä, oliko joku jo poiminut sen, vai oliko aloittamassa rinnakkaisen prosessin jonkun tiimin jäsenen kanssa. Jos unohdimme kirjata tarjouspyynnön listaan, se oli käytännössä mennyttä. Varmistaaksemme, ettemme menettäisi mitään, rakensimme paljon ylimääräisiä rutiineja, joita ei olisi pitänyt tarvita.
Pörssinoteerattuna yhtiönä, joka on tiiviisti sidoksissa globaaliin konserniin Isossa-Britanniassa, Compass Group toimii tiukkojen raamien sisällä sen suhteen, mitkä sopimukset ovat kannattavia tarjota. Rajoittamattomat vastuuklausuulit, epäedulliset irtisanomisehdot ja puutteellinen hinnanmukauttaminen ovat kaikki punaisia lippuja, jotka voivat tehdä tarjouspyynnöstä sopimattoman sopimuksen koosta riippumatta.
– Nämä ehdot saattoivat olla hajallaan sadoilla sivuilla, ja niiden kaivaminen esiin vei aikaa, jonka olisimme mieluummin käyttäneet itse tarjoukseen, sanoo Haugsnes. – Olemme kokeneet olevamme lähes valmiita jättämään, ja sitten joutuneet hylkäämään tarjouspyynnön, koska ostajalla oli kohtuuttomia sopimusehtoja. Se on haavoittuvainen asema.
Täysi hallinta ja nopeampi laadunarviointi
Cobriefin myötä arki on muuttunut. Kaikki tarjouspyyntöilmoitukset kerätään nyt yhteen alustaan, tulipa ne julkisista hankintaportaaleista tai yksityisiltä asiakkailta omilla järjestelmillään. Jokainen ilmoitus näkyy kerran, selkeällä vastuulla ja statuksella.
Yksi Norjan kokeneimmista tarjoustiimeistä kiinteistöpalveluissa: Marcelle Mauritzson ja Henriette Haugsnes Compass Groupissa.
– Nyt lajittelemme nopeasti pois sen, mikä ei ole relevanttia, ja relevantti saa heti omistajan. Meillä on täysi hallinta siitä, mitä on putkistossa ja kuka vastaa mistäkin, sanoo Haugsnes.
Cobriefin tekoälytoiminnot analysoivat tarjousasiakirjat automaattisesti ja kokoavat myöntämiskriteerit, sopimusehdot, dokumentaatiovaatimukset ja mahdolliset punaiset liput yhteen paikkaan. Tämä antaa tiimille täydellisen yleiskuvan prosessin alkuvaiheessa ja tekee paljon helpommaksi arvioida, onko tarjouspyyntöön oikea osallistua, ilman tuntien viettämistä asiakirjojen selaamiseen.
– Saamme täydellisen yleiskuvan heti. Se tarkoittaa, että voimme tehdä perusteltuja päätöksiä osallistumisesta, ja vältämme löytämästä kriittisiä esteitä kesken vastauksen kirjoittamisen, sanoo Haugsnes.
Marcelle Mauritzonille, joka tuli Compass Groupiin copywriter-taustalla, vapautunut kirjoitusaika merkitsee eniten.
– Aikaa vievin osa tarjoustyössä on sisäinen dokumentaatio: verotodistukset, taloudellinen kapasiteetti, referenssit. Mitä todella nautin, on kirjoittaa itse tarjous. Luomme kertomuksen, joka tavoittaa asiakkaan, ja se on se, joka voittaa sopimuksen, sanoo Mauritzson.
– Nyt Cobrief tuo esiin tarvitsemani tiedot, jotta voin suunnata energiani hyvän, henkilökohtaisen tarjouksen kirjoittamiseen. Se tekee suuren eron arjessa, hän lisää.
Voittaa enemmän, menettää vähemmän
Tarjouspyyntöjen volyymi on suunnilleen sama kuin ennen. Mutta laatu on korkeampi, ja mahdollisuuksien menettämisen riski on merkittävästi vähentynyt.
– On vaikeampaa menettää tarjouksia nyt. Meillä on täysi yleiskuva Cobrief- palvelussa, eikä mikään enää putoa rakoihin niin kuin ennen, sanoo Haugsnes.
Manuaalisesta työstä säästetty aika sijoitetaan parempiin vastauksiin.
– Aika, jonka vapautat, näkyy aina siinä, miten laadukkaasti toimit, sanoo Mauritzson.
Henriette Haugsnes ja Marcelle Mauritzson Compass Groupista sekä Tellef Tveit, kaupallinen johtaja Cobrief-yrityksessä.
Compass Group nostaa esiin myös yhteistyön Cobriefin kanssa menestystekijänä.
– Te todella kuuntelette ehdotuksiamme. Palautteesta todellisiin parannuksiin tuotteessa on erittäin lyhyt matka. Ja arvostan sitä, kuinka proaktiivisia olette ja tulette luoksemme suoraan. Se merkitsee paljon kumppanuudelle, sanoo Haugsnes.
Compass Group tuli Cobrief-yritykseen, koska he olivat tyytymättömiä käyttämäänsä ratkaisuun, ja haluamme olla rehellisiä: kun he aloittivat meillä, myös Cobrief-palvelussa oli asioita, jotka eivät toimineet optimaalisesti heidän kokoiselleen ja monimutkaiselle tiimille.
Olemme ylpeitä siitä, että emme jättäneet sitä ennalleen. Yhdessä Henrietten, Marcellen ja muun bid-tiimin kanssa olemme tunnistaneet todelliset kipupisteet, joita suuret, ammattimaiset tarjousosastot kohtaavat, ja rakentaneet niihin ratkaisuja. Niin Cobrief kehittyy paremmaksi.
– On innostavaa työskennellä tiimin kanssa, joka on niin eteenpäin suuntautunut. He ottivat uuden bid-teknologian käyttöön varhain, sanoivat selkeästi, kun jokin ei toiminut, ja näyttivät meille konkreettisesti, mitä ammattimainen tarjoustiimi todella tarvitsee. Se yhdistelmä, halu kokeilla uutta ja kyky antaa täsmällistä palautetta, on se, mikä tekee yhteistyöstä Compassin kanssa niin arvokasta.
Haluatko saavuttaa vastaavia tuloksia?
Yli 2 000 yritystä käyttää Cobriefiä voittaakseen tarjouskilpailuja.