Mit Cobrief kann Inventura mehr experimentieren: – Verschafft uns einen strategischen Vorteil

Thomas Tinnesand sitzt im Osloer Büro von Inventura am Fridtjof Nansens Plass, mit Blick direkt auf den Rathausplatz. Er ist Partner und Leiter für Vertrieb und Marketing und zeigt auf das Rathaus.

Thomas Tinnesand, Partner und Leiter Vertrieb und Marketing bei Inventura.

– Es fühlt sich fast symbolisch an, dass wir direkt auf eines der ikonischsten öffentlichen Gebäude des Landes blicken können. Ein grosser Teil unserer Arbeit besteht darin, zu verstehen, wie der öffentliche Sektor funktioniert und wie wir uns in den ausgeschriebenen Wettbewerben zurechtfinden, sagt er.

Im Büro in Stavanger sitzt sein Kollege Karl Sletbakk, Jurist und Bid Manager für den öffentlichen Sektor.

Er ist derjenige, der die Ausschreibungen als Erster auf den Tisch bekommt. Jeden Tag ist er dafür verantwortlich, neue Wettbewerbe zu identifizieren, zu bewerten und in der Organisation weiterzuleiten.

Karl Sletbakk, Jurist und Bid Manager für den öffentlichen Sektor bei Inventura.

– Wir reichen weit über hundert Angebote pro Jahr ein und bewerten vielleicht dreimal so viele Wettbewerbe. Da ist es absolut entscheidend, Prozesse und Werkzeuge zu haben, die die Arbeit effizienter machen, sagt er.

Unterstützt andere bei der Ausschreibungsarbeit

Inventura ist heute eines der erfahrensten Beratungshäuser Norwegens im Bereich Beschaffung und Einkauf.

Das Unternehmen unterstützt unter anderem öffentliche Auftraggeber mit Bedarfsanalysen, Wettbewerbsstrategien und Vertragsdokumenten und leitet Vergabeverfahren von Anfang bis Ende.

Gleichzeitig helfen sie privaten Lieferanten, sich im öffentlichen Ausschreibungsmarkt zurechtzufinden – eine Landschaft, die viele als anspruchsvoll und unübersichtlich empfinden.

– Wir leiten grosse Ausschreibungen im Auftrag von Auftraggebern, aber wir nehmen auch selbst teil, wenn der öffentliche Sektor Beschaffungsberatung nachfragt. Das gibt uns ein einzigartiges Verständnis der Marktmechanismen und ermöglicht es uns, unseren Kunden zu helfen, bessere Angebote zu liefern, sagt Tinnesand.

Cobrief wurde zum Game Changer

Für sowohl Tinnesand als auch Sletbakk markiert die Einführung von Cobrief ein deutliches Vorher-und-Nachher in der Art, wie sie mit Ausschreibungen arbeiten.

Früher mussten sie zum Beispiel auf Doffin gehen, Dokumente öffnen und sich durch mehrere Seiten lesen, um zu verstehen, worum es bei einem Wettbewerb eigentlich ging.

Heute bekommen sie alles direkt in den Posteingang. Cobrief extrahiert Schlüsselparameter wie Umfang, Anforderungen, Dauer, Wert und Kompetenzanforderungen – und macht die Bewertung deutlich einfacher.

– Wir haben die Entwicklung genau verfolgt, und als die Funktionen verfügbar waren, war der Zeitpunkt richtig für den Wechsel. Jetzt ist Cobrief ein integraler Bestandteil unserer Arbeitsweise, sagt Sletbakk.

Tinnesand nickt und fügt hinzu:

– Die Zusammenfassung ermöglicht es uns, eine Go/No-Go-Entscheidung in Minuten zu treffen. Wir müssen keine Zeit mit falschen Fährten verschwenden. Das setzt Kapazitäten frei und ermöglicht es uns, unsere Energie auf die Wettbewerbe zu konzentrieren, die wirklich zählen, sagt Thomas Tinnesand von Inventura.

– Verschafft uns einen strategischen Vorteil

Titel von Ausschreibungen können oft irreführend sein, aber mit Cobrief erhält Inventura den nötigen Kontext, um Relevantes von Irrelevantem zu unterscheiden.

Ein klassisches Beispiel ist, wenn dort „Beschaffung eines Baggers" steht. Früher musste Karl Sletbakk das Ausschreibungsdokument öffnen, um zu prüfen, ob es um den Kauf der Maschine ging – was nicht relevant ist – oder um Beratung bei der Beschaffung, was genau ihr Kerngeschäft ist.

– Jetzt sehe ich es in der Zusammenfassung in Sekunden, erklärt Sletbakk.

Effizienzsteigerung ist genauso eine Frage der Qualität wie der Geschwindigkeit. Laut Sletbakk spart Inventura rund fünfzehn Minuten pro Wettbewerb beim Erstscreening.

Wenn das Unternehmen etwa 300 Wettbewerbe pro Jahr bewertet, bedeutet das fast zwei freigesetzte Arbeitswochen.

Für Tinnesand ist die Flexibilität mindestens genauso wichtig.

– Wenn die Kosten für die Bewertung neuer Märkte sinken, wird es einfacher zu experimentieren. Wir können Bereiche ausserhalb unserer Komfortzone testen, ohne viel Zeit zu binden. Das verschafft uns einen strategischen Vorteil.

– Ein Gewinn für die gesamte Gesellschaft

Als Beratungsunternehmen hat Inventura tiefes Wissen über private und öffentliche Ausschreibungen aufgebaut. Tinnesand und Sletbakk teilen gerne ihre Erfahrungen mit anderen, die in einem anspruchsvollen Markt erfolgreich sein wollen.

– Lesen Sie die formalen Anforderungen sorgfältig. Im Privatmarkt kann man manchmal mit Abweichungen durchkommen, aber bei öffentlichen Wettbewerben riskiert man die Ablehnung, sagt Tinnesand.

Sletbakk nickt.

– Viele unterschätzen, wie viel Zeit es braucht, ein gutes Angebot zu erstellen. Es reicht nicht, eine Standardpräsentation zu verwenden, die man einem Privatkunden schicken würde. Man braucht Qualitätssysteme, Dokumentation und muss jedes Angebot an den jeweiligen Wettbewerb anpassen. Wenn man das nicht ernst nimmt, bleibt man aussen vor.

Für beide ist klar, dass Werkzeuge wie Cobrief den Einstieg erleichtern.

– Öffentliche Auftraggeber wünschen sich Wettbewerb. Wenn Lieferanten Ausschreibungen leichter entdecken und verstehen, erhalten sie mehr gute Angebote. Das ist definitiv ein Gewinn für die Gesellschaft, sagt Tinnesand.