So behält Compass Group die volle Kontrolle über 300 Ausschreibungen pro Jahr

Jedes Jahr beantwortet Compass Group und die Reinigungsdivision Eir Renhold über 300 Ausschreibungen. Von Kantinen auf Militärbasen bis hin zu Reinigungsdienstleistungen in einigen der grössten Gewerbeimmobilien des Landes, von Offshore-Verpflegung bis hin zum vollständigen Facility Management. Mit rund 10.000 Mitarbeitenden an über 630 Standorten und einem Gesamtumsatz von fast 10 Milliarden NOK ist dies einer der umfassendsten FM-Konzerne Norwegens.

Hinter dem beeindruckenden Ausschreibungsportfolio stehen unter anderem Henriette Haugsnes, Leiterin Planung und Ausschreibungen bei Eir Renhold, und Marcelle Mauritzson, Bid Manager für die Food-Division bei Compass Group. Eir Renhold allein beantwortet über 120 Reinigungsausschreibungen pro Jahr, und auf Konzernebene liegt die Gesamtzahl bei 300 bis 350 Antworten.

Das bedeutet, dass die Teams fast jeden Tag Angebote einreichen.

Höheres Risiko, etwas in einem manuellen Prozess zu verpassen

Die Teams hatten ein gut funktionierendes System: Jede geprüfte Ausschreibung wurde in einer Excel-Tabelle mit Übersicht über Status, Verantwortlichkeit und Fristen erfasst. Benachrichtigungen kamen per E-Mail von verschiedenen Portalen und mussten manuell in die Liste übertragen werden. Das Problem lag einen Schritt früher, im Benachrichtigungssystem selbst.

– Das Benachrichtigungssystem, das wir verwendeten, schickte dieselbe Nachricht manchmal mehrfach über ein paar Tage, sagt Haugsnes. – Man wurde unsicher, ob jemand sie bereits aufgegriffen hatte oder ob man dabei war, einen Parallelprozess neben einem Kollegen zu starten. Vergassen wir, die Ausschreibung in die Liste einzutragen, war sie im Grunde verloren. Um sicherzustellen, dass wir nichts verpassten, haben wir viele zusätzliche Routinen aufgebaut, die eigentlich nicht hätten nötig sein sollen.

Als börsennotiertes Unternehmen, eng mit einem globalen Konzern in Grossbritannien verbunden, operiert Compass Group innerhalb strenger Rahmenbedingungen dafür, welche Verträge profitabel zu bieten sind. Unbegrenzte Haftungsklauseln, ungünstige Kündigungsbedingungen und mangelhafte Preisanpassungsregelungen sind rote Flaggen, die eine Ausschreibung ungeeignet machen können, unabhängig von der Vertragsgrösse.

– Diese Bedingungen konnten über hunderte Seiten verteilt sein, und sie herauszuarbeiten kostete Zeit, die wir besser für das Angebot selbst hätten nutzen sollen, sagt Haugsnes. – Wir haben erlebt, dass wir fast bereit zur Einreichung waren und dann die Ausschreibung abbrechen mussten, weil der Auftraggeber unzumutbare Vertragsbedingungen hatte. Das ist eine verletzliche Position.

Volle Kontrolle und schnellere Qualitätsbewertung

Mit Cobrief hat sich der Alltag grundlegend verändert. Alle Ausschreibungsbenachrichtigungen werden jetzt in einer einzigen Plattform gesammelt, ob sie von öffentlichen Vergabeportalen oder privaten Auftraggebern mit eigenen Systemen kommen. Jede Benachrichtigung erscheint einmal, mit klarer Verantwortlichkeit und Status.

Eines der erfahrensten Ausschreibungsteams Norwegens im Bereich Facility Management: Marcelle Mauritzson und Henriette Haugsnes bei Compass Group.

– Jetzt filtern wir schnell heraus, was nicht relevant ist, und das, was relevant ist, bekommt sofort eine verantwortliche Person zugeteilt. Wir haben die volle Kontrolle darüber, was in der Pipeline ist und wer für was verantwortlich ist, sagt Haugsnes.

Cobriefs KI-Funktionen analysieren die Ausschreibungsunterlagen automatisch und sammeln Zuschlagskriterien, Vertragsbedingungen, Dokumentationsanforderungen und potenzielle rote Flaggen an einem Ort. Das gibt dem Team früh im Prozess einen vollständigen Überblick und erleichtert die Entscheidung, ob eine Ausschreibung die richtige ist, ohne stundenlang Dokumente durchsuchen zu müssen.

– Wir bekommen sofort einen vollständigen Überblick. Das ermöglicht uns, fundierte Entscheidungen zu treffen, ob wir teilnehmen, und wir vermeiden es, kritische Hindernisse erst auf halbem Weg beim Verfassen der Antwort zu entdecken, sagt Haugsnes.

Für Marcelle Mauritzson, die zu Compass Group mit einem Hintergrund als Texterin kam, ist die freigesetzte Schreibzeit am wertvollsten.

– Das Zeitaufwendigste an der Ausschreibungsarbeit ist die interne Dokumentation: Steuerbescheinigungen, finanzielle Leistungsfähigkeit, Referenzen. Was mir wirklich Spass macht, ist das Schreiben des eigentlichen Angebots. Wir erschaffen eine Erzählung, die den Kunden trifft, und das ist es, was Ausschreibungen gewinnt, sagt Mauritzson.

– Jetzt bringt Cobrief die Informationen hervor, die ich brauche, damit ich meine Energie auf das Schreiben eines guten, persönlichen Angebots richten kann. Das macht im Alltag einen grossen Unterschied, fügt sie hinzu.

Mehr gewinnen, weniger verlieren

Das Volumen der Ausschreibungen ist ungefähr gleich geblieben. Aber die Qualität ist höher, und das Risiko, Möglichkeiten zu verpassen, ist deutlich gesunken.

– Es ist schwieriger geworden, Ausschreibungen zu verlieren. Wir haben die volle Übersicht in Cobrief, und nichts fällt mehr durch die Ritzen so wie früher, sagt Haugsnes.

Zeit, die bei manueller Arbeit gespart wird, wird in bessere Angebote reinvestiert.

– Die Zeit, die man freisetzt, sieht man immer in der Qualität dessen, was man abliefert, sagt Mauritzson.

Henriette Haugsnes und Marcelle Mauritzson von Compass Group mit Tellef Tveit, Leiter Vertrieb bei Cobrief.

Compass Group hebt auch die Zusammenarbeit mit Cobrief als Erfolgsfaktor hervor.

– Ihr hört tatsächlich auf unsere Vorschläge. Der Weg von Feedback zu echten Verbesserungen im Produkt ist sehr kurz. Und ich schätze, wie proaktiv ihr seid und uns direkt aufsucht. Das bedeutet viel für die Zusammenarbeit, sagt Haugsnes.