Wenn künstliche Intelligenz Teil der Arbeitsweise wird

Ein besserer Ausgangspunkt

Was Cobrief für AIDER relevant machte, waren nicht Versprechen über Automatisierung, sondern wie die Lösung den Ablauf in der Ausschreibungsarbeit veränderte.

Statt mit einem leeren Dokument zu beginnen, erhält das Team jetzt einen strukturierten ersten Entwurf für ein Angebot. Der Entwurf basiert auf früheren Leistungen, vorhandenem Material und den Anforderungen des konkreten Wettbewerbs des Auftraggebers. So beginnt die Arbeit mit der Bewertung von Inhalt, Anforderungen und Relevanz, nicht mit dem Aufbau des Textes von Grund auf.

– Was uns fasziniert hat, war, wie Cobrief tatsächlich versteht, was beantwortet werden muss, und unser eigenes Archiv nutzt, um einen ersten Entwurf zu erstellen. Das bringt uns schnell zum Fachlichen, sagt Klas Forfang, Leiter Innovation bei AIDER.

Das Ergebnis ist mehr Zeit für Bewertungen und Priorisierungen.

– Cobrief hilft uns, die Zeit von manueller Arbeit zu fachlichen Bewertungen zu verlagern. Dort liegt der Wert für uns.

AIDER hat rund 2.000 Mitarbeitende an 55 Standorten in Norwegen.

Schlicht eine bessere Art zu arbeiten

Für AIDER ist künstliche Intelligenz kein Nebenprojekt oder Experiment. Es muss in der Praxis funktionieren, um Wirkung zu zeigen.

– Für uns ist KI kein Buzzword. Es ist eine Voraussetzung, um unsere Kompetenz auf sinnvolle Weise skalieren zu können. Wenn wir mehr Ausschreibungen beantworten wollen, ohne die Organisation unnötig zu belasten, müssen wir smarter arbeiten, sagt Forfang.

Wenn man rund 2.000 Mitarbeitende an 55 Standorten in Norwegen hat, müssen die Werkzeuge im Alltag funktionieren. Cobrief war einfach in Betrieb zu nehmen, ohne lange Einarbeitung oder aufwändige Prozesse.

– Die Leute kommen schnell rein. Das sorgt dafür, dass die Lösung tatsächlich von mehreren genutzt wird.

Bessere Priorisierungen führen zu besserer Treffsicherheit

Der Gewinn liegt nicht nur beim Zeitaufwand. Cobrief hat es auch einfacher gemacht zu beurteilen, an welchen Wettbewerben AIDER teilnehmen sollte.

Mit schnellerem Überblick über Anforderungen, Umfang und Erwartungen wird die Entscheidungsgrundlage klarer. Das führt zu höherer Treffsicherheit und gezielterem Ressourceneinsatz.

– Dann können wir unsere Kräfte auf Ausschreibungen konzentrieren, die wirklich zu uns passen, sowohl fachlich als auch strategisch. Das ergibt bessere Qualität und macht die Ausschreibungsarbeit langfristig handhabbarer, sagt Forfang.

Besserer Arbeitsablauf

Forfang stellt klar, dass dies keine Lösung ist, die nur in einem Winkel der Organisation genutzt wird. Erfahrungen werden geteilt, diskutiert und laufend angepasst, und die Nutzung hat sich im Einklang mit den Bedürfnissen der Teams weiterentwickelt.

Es geht nicht darum, Kompetenz zu ersetzen, sondern sie freizusetzen.

– Die Technologie soll unsere Fachleute unterstützen, nicht deren Arbeit übernehmen. Wenn wir keine Zeit mehr für Repetitives aufwenden müssen, können wir mehr Zeit in das investieren, was tatsächlich Wert schafft.

Für AIDER ist Cobrief ein konkretes Beispiel dafür geworden, wie künstliche Intelligenz dann die grösste Wirkung entfaltet, wenn sie eng in den Arbeitsprozess integriert ist und der Fokus von Technologie auf tatsächlichen Nutzen verschoben wird.

– Das hat uns besseren Arbeitsfluss, höhere Qualität und mehr Kapazität dort gegeben, wo es wirklich zählt. Das ist eine Arbeitsweise, die wir fortsetzen werden, sagt Forfang.

Ein Werkzeug, das weiterbringt

Ein Aider ist auch der Name eines Kletterwerkzeugs. Ein Hilfsmittel, das eingesetzt wird, wenn die Wand steil wird und der Fortschritt ins Stocken gerät. Nicht um dem Kletterer die Arbeit abzunehmen, sondern um es möglich zu machen, weiterzukommen.

Das ist eine schöne Parallele dazu, wie Cobrief in der Ausschreibungsarbeit bei AIDER eingesetzt wird. Ein Werkzeug, das Fachkompetenz nicht ersetzt, sondern den Fachleuten weiterhilft, wenn der Prozess ansonsten schwer und zeitaufwändig wird.

Und genau das ist oft das, was den Unterschied macht.