Was ist die
XRechnung
Auch bekannt als: elektronische Rechnung, E-Rechnung
XRechnung ist der deutsche Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Das Format ermöglicht den maschinellen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern, ohne manuelle Eingaben oder aufwendige Systemintegrationen. XRechnung setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in deutsches Recht um.
Wie funktioniert XRechnung?
XRechnung-Dokumente sind strukturierte XML-Dateien, die über verschiedene Übermittlungswege eingereicht werden können, darunter das Peppol-Netzwerk, E-Mail oder spezielle Rechnungseingangsplattformen der Behörden. Bund, Länder und Kommunen stellen jeweils eigene Plattformen bereit, etwa die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes) und die OZG-RE auf Landesebene.
XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist damit kompatibel mit den E-Rechnungsstandards anderer EU-Mitgliedstaaten. Das Format wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt und weiterentwickelt.
Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung
Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) des Bundes schreibt vor, dass Rechnungen an Bundesbehörden ab einem Betrag von über 1.000 Euro im XRechnung-Format oder einem gleichwertigen Format eingereicht werden müssen. Die Bundesländer haben vergleichbare Regelungen erlassen:
- Bundesebene: Pflicht seit November 2020 für alle Lieferanten des Bundes
- Landesebene: Die meisten Bundesländer haben eigene E-Rechnungsverordnungen mit unterschiedlichen Fristen erlassen
- Akzeptierte Formate: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0 mit eingebettetem EN 16931-konformem XML)
Mehr als nur Rechnungen
Neben der Rechnungsstellung unterstützt das Peppol-Netzwerk in Deutschland auch den elektronischen Austausch weiterer Geschäftsdokumente wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen, was den gesamten Beschaffungsprozess digitalisiert.
Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, Ausschreibungen zu finden, in denen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in den Vergabeunterlagen spezifiziert sind.
XRechnung ist das Rückgrat der elektronischen Geschäftskommunikation mit der öffentlichen Hand in Deutschland. Unternehmen, die an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen wollen, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme den Standard unterstützen. In Norwegen erfüllt das EHF-Format (Elektronisk Handelsformat) eine vergleichbare Funktion.