Vorinformation

Eine Vorinformation ist ein Instrument, das Auftraggeber nutzen, um den Markt über geplante Beschaffungen zu informieren. Sie gibt Unternehmen ein frühes Signal über kommende Chancen, damit sie sich besser auf zukünftige Ausschreibungen vorbereiten können.

Wie funktioniert eine Vorinformation?

Wenn ein Auftraggeber weiß, dass er in naher Zukunft größere Beschaffungen durchführen wird, kann er eine Vorinformation auf TED veröffentlichen. Dies gibt potenziellen Bietern die Möglichkeit:

• Ressourcen und Kapazitäten zu planen
• Zu bewerten, ob sie am Wettbewerb teilnehmen wollen
• Sich fachlich auf den Auftrag vorzubereiten

Beispiel: Wenn eine Kommune weiß, dass sie im nächsten Jahr eine neue Schule bauen wird, kann sie bereits jetzt eine Vorinformation veröffentlichen. Dies gibt der Baubranche Zeit zur Planung und möglicherweise die Gelegenheit, an einer Markterkundung teilzunehmen, bevor das eigentliche Vergabeverfahren beginnt.

Die Rechtsgrundlage findet sich in § 38 VgV, der die Veröffentlichung von Vorinformationen regelt. Darüber hinaus kann die Vorinformation gemäß § 38 Abs. 4 VgV dazu genutzt werden, die Angebotsfrist im anschließenden Vergabeverfahren auf 15 Tage zu verkürzen, ein erheblicher Zeitvorteil für den Auftraggeber.

Vorteile für alle Beteiligten

Für Auftraggeber:

• Bessere Resonanz vom Markt
• Möglichkeit zur Verkürzung der Angebotsfrist im späteren Verfahren
• Bessere Gelegenheit zum Dialog mit Unternehmen

Für Unternehmen:

• Zeit für Planung und Vorbereitung
• Möglichkeit zur Prüfung von Kooperationen mit anderen Bietern oder Nachunternehmern
• Bessere Chancen auf die Einreichung wettbewerbsfähiger Angebote

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, relevante Vorinformationen einfach im Blick zu behalten und ihre Teilnahme an zukünftigen Vergabeverfahren effektiver zu planen.

Eine Vorinformation ist ein nützliches Instrument, das sowohl Auftraggebern als auch Unternehmen bessere Voraussetzungen für erfolgreiche Vergabeverfahren bietet. Sie gibt Unternehmen wertvolle Zeit zur Vorbereitung und Auftraggebern die Möglichkeit, bessere Angebote zu erhalten, wenn das Verfahren beginnt.