Vertragsstrategie

Eine Vertragsstrategie ist ein Plan, der festlegt, wie eine Beschaffung vertraglich organisiert und durchgeführt wird. Während eine Beschaffungsstrategie die übergeordnete Ausrichtung der gesamten Einkaufstätigkeit einer Organisation vorgibt, befasst sich die Vertragsstrategie mit der konkreten vertraglichen Gestaltung eines einzelnen Projekts oder Auftrags. Sie umfasst Vertragsart, Losbildung, Risikoverteilung, Preismodell und Anreizmechanismen.

Wie funktioniert eine Vertragsstrategie?

Die Arbeit an der Vertragsstrategie beginnt früh in der Planungsphase, häufig parallel zur Markterkundung. Die Strategie sollte abgeschlossen sein, bevor die Vergabeunterlagen erstellt werden. Der Prozess beginnt mit der Analyse des Projektbedarfs, der Komplexität und des Risikoprofils und mündet in konkrete Entscheidungen über die vertragliche Struktur.

In der Praxis bedeutet dies, zentrale Fragen zu beantworten: Soll die Leistung in Fachlose aufgeteilt oder in einem Gesamtauftrag gebündelt werden? Soll der Auftragnehmer sowohl für Planung als auch Ausführung verantwortlich sein oder nur für die Ausführung? Soll der Preis fest sein oder auf Aufwandsbasis berechnet werden? Und wie soll das Risiko zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer verteilt werden?

Wichtige Elemente einer Vertragsstrategie

• Vertragsart: Pauschalpreis, Einheitspreisvertrag, Stundenlohnvertrag oder Kombinationen
• Losbildung: Ob die Leistung in mehrere Fachlose aufgeteilt oder als Gesamtauftrag vergeben wird (§ 97 Abs. 4 GWB: grundsätzliche Pflicht zur Losaufteilung)
• Vergabeform: Bei Bauaufträgen die Wahl zwischen Generalunternehmervertrag, Einzelgewerkvergabe oder Totalunternehmervertrag
• Risikoverteilung: Welche Risiken beim Auftraggeber und welche beim Auftragnehmer liegen
• Anreizmechanismen: Bonus, Vertragsstrafe oder andere Mechanismen, die erwünschtes Verhalten fördern
• Vertragsbedingungen: Wahl von Standardvertragswerken (VOB/B, VOL/B) oder individuellen Bedingungen

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, die Vertragsstruktur eines Auftraggebers zu verstehen und bessere Angebote vorzubereiten.

Eine durchdachte Vertragsstrategie legt den Grundstein für den gesamten weiteren Vergabeprozess. Richtige Entscheidungen in der Frühphase führen zu besserem Wettbewerb, klareren Verantwortlichkeiten und effektiverem Vertragsmanagement über die gesamte Vertragslaufzeit.