Vertragsoption

Eine Vertragsoption in der öffentlichen Beschaffung ist ein vertraglich vereinbartes Recht, aber keine Pflicht, des Auftraggebers, einen Vertrag zu verlängern oder zusätzliche Leistungen zu vorab festgelegten Bedingungen abzurufen. Optionen bieten die Flexibilität, den Vertrag an veränderte Bedarfe anzupassen, ohne ein vollständig neues Vergabeverfahren durchführen zu müssen.

Wie funktioniert eine Vertragsoption?

Eine Vertragsoption wird bereits vor Veröffentlichung der Ausschreibung in die Vergabeunterlagen und den Vertrag aufgenommen. Beispielsweise kann eine Kommune einen dreijährigen Reinigungsvertrag mit der Option auf Verlängerung um ein plus ein weiteres Jahr abschließen. Ist die Kommune mit der Leistung zufrieden, kann sie die Option ausüben, muss es aber nicht.

Der Auftragnehmer ist seinerseits an die Optionsbedingungen gebunden. Entscheidet sich der Auftraggeber für die Ausübung der Option, muss der Auftragnehmer zu den vereinbarten Konditionen liefern.

Wichtige Regeln für Vertragsoptionen

• Optionen müssen in den Vergabeunterlagen ausgewiesen sein: sie können nicht nachträglich hinzugefügt werden
• Der Wert der Optionen ist einzurechnen in den geschätzten Gesamtauftragswert bei der Berechnung der Schwellenwerte gemäß § 3 VgV
• Die Optionszeiträume zählen zur Gesamtvertragslaufzeit: ein Vertrag über 2 Jahre mit 2 Jahren Option ist ein 4-Jahres-Vertrag
• Rahmenvereinbarungen dürfen grundsätzlich eine Laufzeit von vier Jahren einschließlich Optionen nicht überschreiten
• Abgelaufene Optionen berechtigen nicht zur Fortführung von Leistungsbezügen; dies kann eine rechtswidrige Direktvergabe darstellen

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, Vertragsfristen im Blick zu behalten und neue Marktchancen zu erkennen, wenn Optionszeiträume auslaufen.

Eine Vertragsoption ist ein wichtiges Instrument der Vertragsstrategie, das beiden Seiten Flexibilität bietet. Für den Auftraggeber bedeutet sie die Möglichkeit, bewährte Verträge fortzusetzen, während der Auftragnehmer die Chance auf eine längere Geschäftsbeziehung erhält, allerdings ohne Garantie, dass die Option tatsächlich ausgeübt wird.