Vertragsmanager

Ein Vertragsmanager ist die Person, die nach der Zuschlagserteilung die Verantwortung für einen Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer übernimmt. Während der Vertragsschluss den Beginn einer Zusammenarbeit markiert, sorgt der Vertragsmanager dafür, dass die Vereinbarung während der gesamten Vertragslaufzeit in der Praxis funktioniert.

Wie funktioniert die Rolle des Vertragsmanagers?

Wenn ein Vergabeverfahren abgeschlossen und der Vertrag geschlossen ist, geht die Verantwortung vom Vergabeteam auf den Vertragsmanager über. Der Vertragsmanager beginnt in der Regel mit einem Kick-off-Meeting, bei dem Auftragnehmer, Vergabestelle und relevante Fachleute den Vertrag durchgehen und Zuständigkeiten verteilen. Anschließend erstellt der Vertragsmanager eine Risikobewertung des Vertrags.

Im Tagesgeschäft überwacht der Vertragsmanager, dass der Auftragnehmer die vereinbarte Qualität fristgerecht liefert, bearbeitet Abweichungen und Reklamationen und stellt sicher, dass die Nutzer in der Organisation die notwendige Einweisung erhalten. Bei Rahmenvereinbarungen kann dies auch die Koordination von Einzelabrufen und die Sicherstellung vertragskonformer Bestellungen umfassen.

Warum ist der Vertragsmanager wichtig?

Gutes Vertragsmanagement ist entscheidend, um den Wert einer Beschaffung zu realisieren. Ohne Nachverfolgung riskiert der Auftraggeber, dass Leistungen nicht dem entsprechen, was vereinbart wurde.

Wichtige Verantwortungsbereiche des Vertragsmanagers:

• Überprüfung, dass Leistungen der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen entsprechen
• Nachverfolgung von Tariftreue und Sozialstandards
• Bearbeitung von Abweichungen, Reklamationen und Eskalation bei Bedarf
• Dokumentation von Erfahrungen für künftige Beschaffungen
• Sicherstellung, dass Vertragsänderungen im Rahmen des Vergaberechts erfolgen

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, den Überblick über Vertragsfristen und Leistungsanforderungen zu behalten, damit die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber so effizient wie möglich verläuft.

Die Rolle des Vertragsmanagers ist zentral für eine professionelle und systematische Vertragsverwaltung, die sicherstellt, dass der Auftraggeber die vereinbarte Leistung erhält und der Auftragnehmer seine Pflichten kennt und erfüllt.