Was ist
Vertragsmanagement
Auch bekannt als: Vertragscontrolling, Vertragsüberwachung
Vertragsmanagement ist die systematische Überwachung und Steuerung eines öffentlichen Vertrags nach der Zuschlagserteilung. Ziel ist es sicherzustellen, dass der Auftragnehmer die vereinbarte Qualität fristgerecht liefert und beide Parteien ihre Verpflichtungen während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten.
Wie funktioniert Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement beginnt in der Regel mit einem Kick-off-Meeting zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, bei dem der Vertrag besprochen und Verantwortlichkeiten verteilt werden. Anschließend erfolgt eine Risikoanalyse, die bestimmt, wie engmaschig die Überwachung sein sollte.
Im laufenden Betrieb umfasst das Vertragsmanagement die Kontrolle der Leistungen gegenüber der Leistungsbeschreibung, die Bearbeitung von Mängeln und Reklamationen sowie die Sicherstellung, dass Vertragsänderungen im Rahmen des Vergaberechts bleiben. Eine wesentliche Änderung kann nach § 132 GWB eine unzulässige Vertragsänderung darstellen und ein neues Vergabeverfahren erfordern.
Was muss überwacht werden?
- Leistung und Qualität: Übereinstimmung der Lieferungen mit dem vereinbarten Inhalt
- Wirtschaftlichkeit: Preisanpassungen, Rechnungsprüfung, Vertragsstrafen
- Compliance: Einhaltung von Tariftreue, Mindestlohn und Arbeitsbedingungen
- Änderungsmanagement: Kontrolle, dass Vertragsänderungen die vergaberechtlichen Grenzen nicht überschreiten
- Unterauftragnehmer: Sicherstellung, dass Anforderungen auch in der Lieferkette eingehalten werden
Bei Rahmenvereinbarungen umfasst das Vertragsmanagement auch die Koordination von Einzelabrufen und die Durchführung eventueller Miniwettbewerbe. Werkzeuge wie Cobrief unterstützen Bieter dabei, Vertragsfristen und Leistungsanforderungen im Blick zu behalten.
Vertragsmanagement ist eine der am häufigsten unterschätzten Phasen eines öffentlichen Auftrags. Ein strukturiertes Vertragsmanagement spart Kosten, stärkt die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und stellt sicher, dass die Beschaffungsziele tatsächlich erreicht werden.