Was ist ein
Vergabevermerk
Auch bekannt als: Vergabeprotokoll, Vergabedokumentation
Der Vergabevermerk ist ein Dokument, das alle wesentlichen Umstände und Entscheidungen eines öffentlichen Vergabeverfahrens festhält. Er dient als Protokoll, in dem der öffentliche Auftraggeber fortlaufend dokumentiert, welche Schritte unternommen wurden, warum und auf welcher Grundlage Entscheidungen getroffen wurden.
Wie funktioniert der Vergabevermerk?
Der Auftraggeber ist verpflichtet, einen Vergabevermerk zu führen (§ 8 VgV). Der Vermerk wird während des gesamten Verfahrens fortlaufend aktualisiert, von der Bedarfsfeststellung bis zum Vertragsschluss. Der Umfang der Dokumentationspflichten richtet sich nach dem Auftragswert.
Was muss der Vergabevermerk enthalten?
Nach § 8 VgV muss der Vergabevermerk mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Auftraggebers
- Gegenstand und Wert des Auftrags oder der Rahmenvereinbarung
- Begründung der gewählten Verfahrensart
- Namen der eingegangenen Bieter und Bewerber
- Namen der ausgeschlossenen Bieter mit Begründung
- Gründe für die Ablehnung ungewöhnlich niedriger Angebote
- Name des erfolgreichen Bieters und Begründung der Zuschlagsentscheidung
- Gegebenenfalls Gründe für den Verzicht auf eine Vergabe
Bedeutung für den Rechtsschutz
Der Vergabevermerk ist ein zentrales Dokument für die Nachprüfbarkeit. Bei einem Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer ist er eines der wichtigsten Beweismittel. Werkzeuge wie Cobrief können Unternehmen dabei helfen, Ausschreibungen zu verfolgen und den Vergabeprozess nachzuvollziehen.
Ein sorgfältig geführter Vergabevermerk sichert Transparenz und Nachprüfbarkeit im öffentlichen Beschaffungswesen. Er schützt sowohl den Auftraggeber als auch die Bieter, indem er dokumentiert, dass das Verfahren regelkonform durchgeführt wurde.