Risikomanagement

Risikomanagement in der öffentlichen Beschaffung bedeutet, systematisch Umstände zu identifizieren, zu bewerten, zu behandeln und zu überwachen, die eine Vergabe negativ beeinflussen können. Es ist im Grunde eine strukturierte Analyse aller Dinge, die schiefgehen können, verbunden mit einem konkreten Plan, wie den Herausforderungen begegnet werden soll. Das Risikomanagement sollte früh in der Planungsphase beginnen, bevor das Vergabeverfahren eingeleitet wird.

Wie funktioniert Risikomanagement?

Risikomanagement folgt üblicherweise vier Schritten. Zunächst werden die Ziele der Beschaffung und die kritischen Erfolgsfaktoren definiert; ohne klare Ziele ist es unmöglich zu beurteilen, was ein reales Risiko darstellt. Anschließend werden mögliche Risiken identifiziert, beispielsweise verzögerte Lieferung, fehlende Kompetenzen im Markt oder formale Fehler in den Vergabeunterlagen.

Im nächsten Schritt werden die Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung klassifiziert, vorzugsweise in einer Risikomatrix. Ein Risiko mit hoher Wahrscheinlichkeit und schwerwiegender Auswirkung erfordert sofortige Maßnahmen, während ein Risiko mit geringer Wahrscheinlichkeit akzeptiert oder überwacht werden kann. Abschließend werden konkrete Maßnahmen erarbeitet und Verantwortliche benannt, die die Risiken über die gesamte Laufzeit der Beschaffung hinweg verfolgen.

Typische Risiken in der öffentlichen Beschaffung

Risiken können in allen Phasen einer Beschaffung auftreten:

• Unklare Leistungsbeschreibungen, die zu Fehllieferungen oder unerwarteten Kosten führen
• Leistungsstörungen oder Kapazitätsprobleme bei Nachunternehmern
• Preisänderungen und Währungsschwankungen, die die Vertragswirtschaftlichkeit beeinflussen
• Formale Fehler, die zur Aufhebung oder zu einem Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer führen können
• Verstöße gegen Tariftreueanforderungen oder Menschenrechte in der Lieferkette

ISO 31000 und COSO ERM sind anerkannte Rahmenwerke, auf denen viele europäische Organisationen ihr Risikomanagement aufbauen. Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, die Risikolandschaft kommender Ausschreibungen zu verstehen und ihre Angebote entsprechend auszurichten.

Risikomanagement ist keine einmalige Übung, sondern ein fortlaufender Prozess, der bei wesentlichen Änderungen der Beschaffung aktualisiert werden sollte. Mit systematischem Risikomanagement erhält der Auftraggeber deutlich bessere Voraussetzungen für eine erfolgreiche Beschaffung und die Vermeidung kostspieliger Fehler.