RFQ

Eine RFQ (Request for Quotation) ist eine formelle Preisanfrage, bei der ein Auftraggeber Bieter auffordert, einen Preis für klar definierte Waren oder Dienstleistungen anzugeben. Der Begriff wird sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor verwendet und ist besonders bei Beschaffungen üblich, bei denen die Spezifikationen klar sind und der Wettbewerb primär über den Preis erfolgt.

Wie funktioniert eine RFQ?

Der Auftraggeber erstellt ein Dokument, das genau beschreibt, was beschafft werden soll, einschließlich Mengen, Spezifikationen, Lieferzeiten und weiterer relevanter Bedingungen. Das Dokument wird an eine Auswahl von Unternehmen versendet, die zur Preisabgabe eingeladen werden. Im Unterschied zu einer RFP (Request for Proposal), bei der das Unternehmen eine Lösung vorschlägt, erwartet eine RFQ nur ein Preisangebot auf Basis vorgegebener Anforderungen.

In der deutschen öffentlichen Beschaffung werden RFQ-ähnliche Verfahren typischerweise bei Aufträgen unterhalb der nationalen Schwellenwerte eingesetzt, bei denen der Auftraggeber Anfragen direkt an geeignete Unternehmen senden kann, ohne formelle Veröffentlichungspflicht. Die Grundsätze des Wettbewerbs und der Gleichbehandlung gelten dennoch.

Wann wird eine RFQ eingesetzt?

Eine RFQ eignet sich am besten, wenn:

• Die Anforderungen klar definiert sind: Die Spezifikationen stehen fest, und es besteht wenig Bedarf an Anpassung oder Kreativität seitens des Bieters
• Der Preis das wichtigste Kriterium ist: Die Bewertung erfolgt primär über den Preis, im Unterschied zu Zuschlagskriterien, die Qualität und Preis gewichten
• Standardisierte Waren oder Dienstleistungen: Die Produkte sind zwischen Anbietern vergleichbar, was die Bewertung der Angebote erleichtert

Für komplexere Beschaffungen, bei denen der Auftraggeber das Fachwissen des Bieters zur Lösungsgestaltung benötigt, ist eine RFP mit zugehörigen Vergabeunterlagen besser geeignet.

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen, Preisanfragen und andere öffentliche Ausschreibungen frühzeitig zu entdecken, damit rechtzeitig wettbewerbsfähige Angebote erarbeitet werden können.

Eine RFQ ist ein effizientes Mittel zur Einholung wettbewerbsfähiger Preise für klar definierte Bedarfe, ob bei einer Direktvergabe unterhalb der Schwellenwerte oder einem größeren privaten Einkauf.