Was ist eine
RFP
Auch bekannt als: Angebotsanfrage, Vorschlagsanfrage
Eine RFP (Request for Proposal) ist eine formelle Anfrage, bei der ein Auftraggeber Unternehmen einlädt, detaillierte Lösungsvorschläge für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung einzureichen. Im Unterschied zu einer reinen Preisanfrage werden die Vorschläge nach mehreren Kriterien wie Qualität, Konzept und Preis bewertet. Der Begriff wird international breit verwendet, insbesondere in den Bereichen IT und Beratung.
Wie funktioniert eine RFP?
Der Prozess beginnt damit, dass der Auftraggeber ein RFP-Dokument erstellt, das Bedarfe, Umfang, Anforderungen und Bewertungskriterien beschreibt. Unternehmen erhalten dann eine Frist zur Einreichung ihrer Vorschläge. Ein typisches RFP-Dokument enthält:
- Bedarfsbeschreibung: Was der Auftraggeber erreichen möchte
- Umfang und Anforderungen: Technische und funktionale Spezifikationen
- Bewertungskriterien: Wie die Vorschläge bewertet und gewichtet werden
- Zeitplan und Fristen: Wichtige Termine für Fragen, Einreichung und Entscheidung
- Vertragsbedingungen: Rahmenbedingungen des Vertrags
Was eine RFP von einer reinen Preisanfrage (RFQ) unterscheidet, ist, dass Unternehmen aufgefordert werden, eigene Lösungen vorzuschlagen, nicht nur eine fertige Spezifikation zu bepreisen. Dies gibt dem Auftraggeber eine breitere Entscheidungsgrundlage.
RFP im deutschen Vergaberecht
Im deutschen öffentlichen Vergaberecht wird „RFP" nicht als Rechtsbegriff verwendet. Das Konzept entspricht weitgehend den Vergabeunterlagen, die Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien enthalten. Bei Verfahren wie dem Verhandlungsverfahren und dem wettbewerblichen Dialog sind die Parallelen besonders deutlich, da Unternehmen hier ebenfalls eingeladen werden, eigene Lösungen vorzuschlagen.
Dennoch ist RFP ein nützlicher Begriff für Unternehmen, die in internationalen Märkten tätig sind oder mit privaten Auftraggebern zusammenarbeiten. Werkzeuge wie Cobrief helfen bei der Identifizierung relevanter Ausschreibungen, ob sie als RFP, Ausschreibung oder Wettbewerb bezeichnet werden.
Bei einer RFP geht es im Kern darum, die beste Lösung zu finden, nicht nur die günstigste. Indem Unternehmen eingeladen werden, eigene Ansätze vorzuschlagen, erhält der Auftraggeber Zugang zu Innovation und Fachwissen, die eine starre Leistungsbeschreibung allein nicht erfassen könnte.