RFI

Eine RFI (Request for Information), oder Informationsanfrage, ist ein schriftliches Dokument, mit dem ein Auftraggeber potenzielle Bieter um Informationen bittet, bevor eine Ausschreibung formell veröffentlicht wird. Die RFI ist kein Bestandteil des eigentlichen Vergabeverfahrens, sondern ein Werkzeug zur Erkundung des Marktes und zur Vorbereitung besserer Beschaffungen.

Wie funktioniert eine RFI?

Eine RFI wird typischerweise an eine breite Auswahl von Unternehmen mit standardisierten Fragen zu Kapazitäten, Lösungen und Erfahrungen versendet. Man kann sie sich als strukturierte Marktanalyse vorstellen: Der Auftraggeber beschreibt seine Bedarfe auf übergeordneter Ebene und bittet die Unternehmen um schriftliche Antworten. Die Antworten dienen der Gestaltung besserer Leistungsbeschreibungen und Vergabeunterlagen, nicht der Auswahl eines Gewinners.

In der Praxis werden RFIs häufig als Vorinformation auf TED veröffentlicht, damit alle interessierten Unternehmen die Möglichkeit haben zu antworten. Wichtig ist, dass eine RFI weder für den Auftraggeber noch für den Bieter rechtlich bindend ist.

RFI, RFP und RFQ – was ist der Unterschied?

Die RFI ist eine von mehreren Anfragearten im Beschaffungsprozess:

• RFI (Request for Information): Holt allgemeine Informationen und Markteinblicke ein. Wird früh im Prozess eingesetzt.
• RFP (Request for Proposal): Fordert detaillierte Lösungsvorschläge mit Preisen an. Wird eingesetzt, wenn der Bedarf definiert ist.
• RFQ (Request for Quotation): Fordert Preisangebote für spezifizierte Waren oder Dienstleistungen an. Wird eingesetzt, wenn die Anforderungen klar sind.

Eine RFI steht also vor RFP und RFQ im Beschaffungszyklus und hilft dem Auftraggeber zu definieren, was tatsächlich nachgefragt werden soll.

Warum sollten Unternehmen auf eine RFI antworten?

Die Beantwortung einer RFI gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kompetenz sichtbar zu machen und zukünftige Anforderungen zu beeinflussen. Auftraggeber erinnern sich oft an Unternehmen, die durchdachte Antworten gegeben haben; dies kann einen Vorsprung verschaffen, wenn die formelle Ausschreibung veröffentlicht wird. Werkzeuge wie Cobrief können Unternehmen über neue RFIs durch Ausschreibungsbenachrichtigungen informieren, damit keine wichtigen Chancen verpasst werden.

Eine RFI ist ein wichtiger Bestandteil guter Markterkundung: Sie verschafft dem Auftraggeber wertvolle Einblicke und bietet Unternehmen die Chance, sich frühzeitig im Beschaffungsprozess zu positionieren.