Was ist eine
funktionale Leistungsbeschreibung
Auch bekannt als: Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm, funktionale Ausschreibung
Eine funktionale Leistungsbeschreibung ist eine Form der Leistungsbeschreibung, bei der der Auftraggeber die gewünschten Ergebnisse und Wirkungen beschreibt, anstatt die technische Lösung im Detail vorzugeben. Dieser Ansatz unterscheidet sich von der konstruktiven Leistungsbeschreibung, bei der konkrete Materialien, Methoden und technische Spezifikationen festgelegt werden. Im deutschen Vergaberecht ist die funktionale Beschreibung in § 31 Abs. 2 VgV als bevorzugte Spezifikationsform verankert.
Wie funktioniert eine funktionale Leistungsbeschreibung?
Der Auftraggeber formuliert seinen Bedarf als messbare Ergebnisse statt als detaillierte Vorgaben. Anstatt beispielsweise „eine Lüftungsanlage mit drei Aggregaten à 50 kW" zu fordern, können die Vergabeunterlagen „ein Raumklima mit Temperaturen zwischen 20 und 22 °C und einem CO₂-Gehalt unter 800 ppm" spezifizieren. Die Bieter schlagen selbst die technische Lösung vor, die diese Anforderungen erfüllt.
Wann sollte eine funktionale Leistungsbeschreibung verwendet werden?
- Komplexe Beschaffungen, bei denen der Bedarf durch verschiedene Lösungen gedeckt werden kann
- Innovative Beschaffung, bei der der Auftraggeber neue Marktlösungen ermöglichen möchte
- Grüne Beschaffung, bei der Umweltanforderungen wie „Nullemission" oder „niedriger Energieverbrauch" zentral sind
- Dienstleistungsaufträge, bei denen das Ergebnis wichtiger ist als der Weg dorthin
Eine konstruktive Leistungsbeschreibung kann dagegen besser geeignet sein für Standardprodukte, bei denen die Lösung bereits bekannt ist.
Risikoverteilung
Ein wesentlicher Unterschied zur konstruktiven Beschreibung liegt in der Risikoverteilung: Beschreibt der Auftraggeber Bedarf und Zweck, trägt der Auftragnehmer das Risiko, dass seine Lösung den Bedarf tatsächlich deckt. Bei konstruktiven Vorgaben trägt der Auftraggeber das Risiko, dass die spezifizierte Lösung das gewünschte Ergebnis erzielt. Werkzeuge wie Cobrief können Unternehmen dabei unterstützen, funktionale Leistungsbeschreibungen zu analysieren und die vom Auftraggeber erwarteten Ergebnisse zu verstehen.
Eine funktionale Leistungsbeschreibung gibt Bietern die Freiheit, ihre Expertise und Kreativität einzusetzen, was häufig zu besseren Lösungen und niedrigeren Lebenszykluskosten führt. Für Auftraggeber ist sie der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Beschaffung den tatsächlichen Bedarf löst, nicht nur technische Vorgaben erfüllt.