Beschaffungsstrategie

Eine Beschaffungsstrategie ist ein übergeordnetes Dokument, das die Ausrichtung der Vergabetätigkeit einer öffentlichen Einrichtung festlegt. Die Strategie verknüpft die Ziele und Werte der Organisation mit dem täglichen Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Sie bildet den Rahmen für effiziente und nachhaltige öffentliche Aufträge.

Wie funktioniert eine Beschaffungsstrategie?

Eine Beschaffungsstrategie wird typischerweise in vier Schritten aufgebaut. Zunächst wird das Thema in der Leitungsebene verankert, dann wird die Ist-Situation analysiert, um Lücken zwischen aktueller Praxis und gewünschtem Zustand zu identifizieren. Auf dieser Grundlage wird die Strategie mit Schwerpunktbereichen, Teilzielen und konkreten Maßnahmen erarbeitet. Abschließend wird die Strategie durch Handlungspläne und Routinen für die Umsetzung implementiert.

In Deutschland unterstützt die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) beim Beschaffungsamt des BMI öffentliche Auftraggeber bei der Entwicklung von Beschaffungsstrategien mit Leitfäden und Schulungen.

Wichtige Elemente einer Beschaffungsstrategie

Eine gute Beschaffungsstrategie zeichnet sich aus durch:

• Ziele, die die übergeordnete Strategie der Organisation unterstützen
• Klare Priorisierung von Schwerpunktbereichen und Teilzielen
• Konkrete Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen
• Messbare Kennzahlen für Monitoring und Berichterstattung
• Berücksichtigung von Nachhaltigkeit, Innovation und gesellschaftlicher Verantwortung

Die Strategie sollte auch festlegen, wie Markterkundung eingesetzt wird, welche Zuschlagskriterien priorisiert werden und ob Rahmenvereinbarungen für wiederkehrende Bedarfe genutzt werden sollen. Werkzeuge wie Cobrief können Unternehmen dabei unterstützen zu verstehen, wie die strategischen Prioritäten von Auftraggebern künftige Ausschreibungen beeinflussen.

Eine Beschaffungsstrategie ist mehr als ein Dokument. Sie ist ein Führungsinstrument, das sicherstellt, dass öffentliche Einkäufe zum Wohl der Gesellschaft beitragen. Mit klaren Zielen und systematischer Umsetzung können öffentliche Einrichtungen bessere Ergebnisse erzielen und ihre Beschaffungsmacht strategischer einsetzen.