Beschaffungskennzahl

Eine Beschaffungskennzahl ist ein messbarer Indikator, der beschreibt, inwieweit eine Organisation ihre Ziele im Bereich der Beschaffung erreicht. In der Praxis ist der Begriff synonym mit KPI (Key Performance Indicator). Durch die Messung und Berichterstattung von Beschaffungskennzahlen können Einkaufsabteilungen den Wert guter Beschaffungsarbeit gegenüber der Organisationsleitung dokumentieren.

Wie funktionieren Beschaffungskennzahlen?

Beschaffungskennzahlen bilden die Brücke zwischen den übergeordneten Zielen der Organisation und der täglichen Beschaffungsarbeit. Der Prozess beginnt mit der Identifikation der Organisationsziele, beispielsweise höhere Vertragsabdeckung, niedrigere Einkaufskosten oder bessere Umweltergebnisse. Anschließend werden konkrete Kennzahlen gewählt, die mit einer Formel gemessen werden können, etwa „Anzahl der Ausschreibungen mit Umweltanforderungen geteilt durch Gesamtanzahl der Ausschreibungen".

Empfohlen wird, mit drei bis fünf Kennzahlen zu beginnen, die direkt an die übergeordneten Ziele geknüpft sind. Die Ergebnisse werden regelmäßig an die Leitung berichtet, typischerweise quartalsweise.

Typische Beschaffungskennzahlen

• Vertragsabdeckung: Anteil der Einkäufe, die über bestehende Rahmenvereinbarungen erfolgen
• Einsparungen: Dokumentierte Kostensenkung im Vergleich zu früheren Vertragszeiträumen
• Umwelt: Anteil der Ausschreibungen mit Klima- und Umweltaspekten in den Anforderungen
• Markterkundung: Umfang der Markterkundung vor dem Vergabeverfahren
• Vertragsmanagement: Grad der systematischen Nachverfolgung während der Vertragslaufzeit

Werkzeuge wie Cobrief helfen Unternehmen zu verstehen, welche Kennzahlen Auftraggeber typischerweise messen, damit Angebote auf die tatsächlich gewichteten Faktoren zugeschnitten werden können.

Beschaffungskennzahlen sind nicht nur ein Berichtsinstrument, sondern eine Voraussetzung dafür, die Beschaffung von einer administrativen zu einer strategischen Funktion zu entwickeln.