Frühstücksseminar: Wie sollte man in Zukunft mit öffentlichen Ausschreibungen arbeiten?

Mit Croissants auf dem Tisch, einem vollen Saal und einer guten Runde digital zugeschalteter Teilnehmer hörten wir von drei der erfahrensten Stimmen im Bereich öffentliche Beschaffung in Norwegen: Christian Martinsen von Bonka, Anne Buan von CMS Kluge und Thomas Tinnesand von Inventura. Alle mit unterschiedlichen Perspektiven, aber mit einer gemeinsamen Beobachtung: KI hat die Angebotsarbeit bereits verändert, und die Veränderungen beschleunigen sich.

KI macht es einfacher, Angebote abzugeben, aber schwieriger, sie zu gewinnen

Ein durchgängiges Thema aller drei Vorträge war das Paradox, das KI im Ausschreibungsmarkt geschaffen hat. Christian Martinsen brachte es bereits in seinem Eröffnungsvortrag auf den Punkt: KI hat es einfacher gemacht, Angebote abzugeben, aber schwieriger, sie zu gewinnen. Wenn alle auf ein höheres Niveau gehoben werden, verschwinden die alten Differenzierungsmerkmale. Und wie er warnte: Unkritische Nutzung, bei der man Unterlagen einspeist, generiert und abgibt, ohne etwas Eigenes hinzuzufügen, führt zu langweiligen Angeboten, die einander zum Verwechseln ähnlich sehen.

Anne Buan von CMS Kluge bestätigte dies aus juristischer Perspektive. Sie beobachtet bereits, dass die Anzahl der Angebote steigt und die Qualität insgesamt gleichmäßiger geworden ist. Die Konsequenz? Es wird für Auftraggeber schwieriger, zwischen den Anbietern zu unterscheiden, was neue juristische Herausforderungen bei der Bewertung und Begründung von Zuschlagsentscheidungen schafft.

Thomas Tinnesand von Inventura fügte einen wichtigen Punkt hinzu: Fachexpertise muss weiterhin die treibende Kraft sein. Lass KI nicht für dich schreiben, sondern mit dir. Diejenigen, die in Zukunft gewinnen, sind die, die KI-Effizienz mit echter Fachkompetenz und strategischem Denken kombinieren.

Podiumsdiskussion: Mehr Dialog, weniger Schreibübungen

Nach den Vorträgen brachten wir alle drei Referenten zusammen mit Cobriefs Geschäftsführer Jonas Klafstad zu einer Podiumsdiskussion zusammen. Hier entstand eine richtige Debatte.

Ein zentrales Thema war, wie sich die Bewertung von Angeboten verändern wird. Anne Buan prognostizierte eine Verschiebung hin zu stärker überprüfbaren Kriterien wie Zertifizierungen, dokumentierten Ergebnissen und Demonstrationen, weg von weichen, textlastigen Kriterien wie Auftragsverständnis und Methodik. Christian Martinsen warnte jedoch davor, dass dies die Innovationskraft schwächen und Beschaffungen auf binäre Checklisten reduzieren könnte.

Die Diskussion drehte sich auch um die Frage, ob wir künftig mehr zweistufige Verfahren mit vorgeschalteter Qualifizierung sehen werden, um die gestiegene Anzahl an Angeboten zu bewältigen, und ob Auftraggeber mehr Dialog, Demonstrationen und Interviews als Teil der Bewertung einsetzen werden. Thomas Tinnesand wies darauf hin, dass dies zwar wünschenswert sei, aber sehr ressourcenintensiv, und Zeit ist oft das, wovon Auftraggeber am wenigsten haben.

Jonas Klafstad warf eine provokante Frage in die Runde: Was passiert, wenn KI-Modelle so gut werden, dass man in der Praxis zehn Angebote in einer Minute generieren kann? Dann muss man auf einem völlig anderen Niveau mit Ausschreibungen arbeiten: strategischer und menschlicher. Christian Martinsen stimmte der Richtung zu, betonte aber, dass Weiterverarbeitung und Kontextverständnis weiterhin entscheidend bleiben werden.

Das Podium sprach auch über internationalen Wettbewerb und die Tatsache, dass Norwegen als einer der am wenigsten wettbewerbsintensiven Ausschreibungsmärkte in Europa gilt. KI könnte die Barrieren für ausländische Akteure potenziell senken, aber Kulturverständnis und lokales Wissen werden weiterhin eine entscheidende Rolle spielen.

Ein wichtiger Punkt von Anne Buan betraf die Datensicherheit. Viele Anbieter teilen sensible Informationen mit KI-Tools, ohne über die Konsequenzen nachzudenken. Christian Martinsen teilte diese Sorge, insbesondere bei Ausschreibungen mit Sicherheitsanforderungen und vertraulichen Dokumenten.

Der Weg nach vorn

Das Frühstücksseminar zeigte mit aller Deutlichkeit, dass KI nicht nur ein Werkzeug ist, sondern eine Kraft, die den gesamten Ausschreibungsprozess umgestaltet: von der Anbieterseite bis zur Auftraggeberseite, und vom rechtlichen Rahmen bis zur täglichen Praxis.

Die Botschaft aller Podiumsteilnehmer lässt sich so zusammenfassen: Nutzen Sie KI für das, worin sie gut ist, also Analyse, Struktur und Effizienzsteigerung. Aber vergessen Sie nicht, dass es nach wie vor Menschen sind, die Kontext verstehen, Beziehungen aufbauen und die strategischen Entscheidungen treffen, die darüber bestimmen, wer den Zuschlag erhält.

Wir bei Cobrief freuen uns darauf, diese Diskussion im Laufe des Jahres 2026 weiterzuführen. Haben Sie Vorschläge, was wir beim nächsten Frühstücksseminar behandeln sollten? Schreiben Sie uns!