3 klassische Fehler, die Sie die Ausschreibung kosten können, und wie Sie sie vermeiden

Eine öffentliche Ausschreibung zu gewinnen, ist ein zeitaufwändiger Prozess, der Genauigkeit, Verständnis der Anforderungen und starke Wettbewerbsfähigkeit erfordert. Leider machen viele Unternehmen typische Fehler, die sie das Angebot kosten können, selbst wenn sie bestens qualifiziert sind. Hier betrachten wir drei klassische Fehler und wie Sie diese vermeiden können.

1. Mangelndes Verständnis der Eignungskriterien

Ein typischer Fehler vieler Bieter ist das unzureichende Verständnis der Eignungskriterien. Die Eignungskriterien sind spezifische Bedingungen, die der Auftraggeber festlegt, um sicherzustellen, dass nur Angebote von Bietern eingehen, die über die notwendige Kompetenz, Erfahrung und Kapazität zur Durchführung des Auftrags verfügen. Diese Anforderungen können von der Dokumentation bisheriger Erfahrungen bis hin zu spezifischen Zertifizierungen oder finanzieller Leistungsfähigkeit reichen. Eine fehlerhafte Interpretation oder Nichterfüllung der Kriterien kann dazu führen, dass Ihr Angebot abgelehnt wird, bevor es überhaupt geprüft wird. Das kann verlorene Chancen und verschwendete Ressourcen bedeuten.

Beispielsweise kann ein Bieter die Anforderung an Referenzprojekte missverstehen, indem er frühere Projekte angibt, die nicht direkt relevant für den ausgeschriebenen Auftrag sind. Wenn der Auftraggeber Referenzen aus Projekten mit bestimmten Technologien oder aus einer bestimmten Branche verlangt und der Bieter stattdessen allgemeine Projekte ohne klaren Bezug zum Geforderten anführt, kann dies als Nichterfüllung der Eignungskriterien gewertet werden.

Um solche Fehler zu vermeiden, sollten Sie sich immer gründlich mit den Eignungskriterien befassen, bevor Sie mit dem Schreiben des Angebots beginnen. Lesen Sie die Anforderungen sorgfältig durch und prüfen Sie, ob Sie alle erfüllen. Dokumentieren Sie alle relevanten Erfahrungen und Kompetenzen und achten Sie besonders auf formale Anforderungen wie Zertifikate und Genehmigungen. Wenn Sie bei einem Kriterium unsicher sind, zögern Sie nicht, den Auftraggeber um Klärung zu bitten. Dies kann oft Missverständnisse lösen und verhindern, dass Ihr Angebot aus formalen Gründen abgelehnt wird.

2. Nicht angepasste Angebote

Ein weiterer klassischer Fehler mancher Bieter ist das Einreichen eines Standardangebots, das nicht ausreichend auf die spezifische Ausschreibung zugeschnitten ist. Dies geschieht typischerweise, wenn ein Bieter frühere Angebote wiederverwendet, ohne die Besonderheiten jedes Auftrags zu berücksichtigen. Ein solches Angebot kann leicht durchschaut werden und zeigt, dass Sie sich nicht die Zeit genommen haben, die spezifischen Bedürfnisse des Auftraggebers zu verstehen oder Ihre Leistungen individuell anzupassen.

Beispielsweise kann eine Werbeagentur ein Angebot einreichen, in dem sie auf frühere erfolgreiche Kampagnen verweist, aber versäumt zu beschreiben, wie sie ihre Strategie und Methodik an die spezifische Zielgruppe und den Markt des Auftraggebers anpassen würde. Wenn der Auftraggeber einen maßgeschneiderten Ansatz sucht (was nach unserer Erfahrung häufig der Fall ist), wird das Angebot im Vergleich zu anderen, die dies berücksichtigt haben, möglicherweise nicht als stark genug bewertet.

Um diese Situation zu vermeiden, ist es wichtig, die Wiederverwendung früherer Arbeit mit dem Bedarf an individueller Anpassung Ihrer Angebote in Einklang zu bringen. Die Wiederverwendung von Inhalten kann zeitsparend und wirtschaftlich vorteilhaft sein, besonders wenn man bereits starke Kampagnen oder Lösungen mit wiederverwendbaren Elementen entwickelt hat. Aber dieser Ansatz kann, wie bereits erwähnt, ein zweischneidiges Schwert sein. Hier kann ein Werkzeug wie Cobrief von großem Nutzen sein.

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3. Fehlende Dokumentation und Zeitdruck

Ein bekanntes Problem für viele, die bereits Angebote eingereicht haben, ist das Übersehen einer Dokumentationsanforderung oder ein Fehler beim Hochladen eines Anhangs bei der Abgabe. Es ist verlockend anzunehmen, dass der Auftraggeber den Wert Ihres Angebots trotzdem erkennen wird, doch das ist eine riskante Annahme. Fehlende Dokumentation kann dazu führen, dass Ihr Angebot als unvollständig bewertet und daher nicht berücksichtigt wird.

Beispielsweise kann ein IT-Beratungsunternehmen sein Angebot kurz vor Fristablauf elektronisch einreichen, ohne zu bemerken, dass die wichtige Datei mit der technischen Dokumentation entweder nicht korrekt hochgeladen wurde oder beschädigt ist und vom Auftraggeber nicht geöffnet werden kann. Aufgrund des Zeitdrucks haben sie wenig oder keine Möglichkeit, den Fehler vor Fristablauf zu entdecken und zu beheben, was dazu führen kann, dass das Angebot als unvollständig abgelehnt wird.

Um solche Situationen zu vermeiden, ist es entscheidend, sowohl die Vorbereitung als auch die Einreichung des Angebots rechtzeitig abzuschließen. Wenn Sie alle erforderlichen Dokumente frühzeitig vor Fristablauf hochladen, haben Sie die Möglichkeit, alles doppelt zu prüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt und lesbar ist. Sollten Probleme beim Hochladen oder mit Dateiformaten auftreten, haben Sie Zeit, eventuelle Fehler zu beheben oder den Auftraggeber um technische Unterstützung zu bitten. Frühzeitig zu handeln kann Stress und potenzielle Fehler verhindern, die mit besserer Zeitplanung hätten vermieden werden können.

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