tilbudsfrist

En tilbudsfrist er den absolutte frist for at indlevere tilbud i et offentligt udbud. Fristen fastsættes af ordregiver i udbudsmaterialet og er ufravigelig — tilbud, der modtages efter fristens udløb, skal afvises.

Hvordan fungerer tilbudsfristen?

Ordregiver fastsætter tilbudsfristen, når konkurrencen bekendtgøres. Fristen regnes i kalenderdage fra bekendtgørelsesdatoen og inkluderer weekender og helligdage. Hvor lang fristen skal være, afhænger af, hvilken udbudsprocedure der anvendes, og om anskaffelsen er over eller under tærskelværdien.

Ved offentligt udbud over tærskelværdien er minimumsfristen 30 dage, jf. Udbudsloven § 59. Fristen kan forkortes til 15 dage, hvis der er offentliggjort en forhåndsmeddelelse, eller der foreligger et dokumenteret hastetilfælde. Ved begrænset udbud kan tilbudsfristen sættes til minimum 10 dage fra invitationen sendes ud.

For udbud med klar grænseoverskridende interesse under tærskelværdien kræves en «rimelig frist», der giver leverandørerne tilstrækkelig tid til at udarbejde tilbuddet.

Forlængelse og ændringer

Ordregiver er forpligtet til at forlænge tilbudsfristen forholdsmæssigt, hvis der foretages væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, eller der gives supplerende oplysninger senere end seks dage før fristen, jf. Udbudslovens § 60. Leverandører kan ændre eller trække deres tilbud tilbage frem til fristens udløb — en ændring betragtes som et nyt tilbud.

Værktøjer som Cobrief hjælper leverandører med at holde overblik over tilbudsfrister og ændringer i igangværende konkurrencer, så man aldrig går glip af en frist.

Vigtige regler at kende

• Minimumsfristen skal forlænges, hvis anskaffelsen er kompleks eller kræver besigtigelse
• Fristen kan forkortes med fem dage ved fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet
• Tilbud indleveret efter fristen skal afvises — Klagenævnet for Udbud har bekræftet, at dette gælder strengt
• I hastetilfælde kan ordregiver dokumentere behovet og anvende forkortede frister

Tilbudsfristen er en af de mest grundlæggende frister i offentlige udbud. Den sikrer ligebehandling af leverandørerne og giver alle lige vilkår for at udarbejde og indlevere deres tilbud.