RFQ

En RFQ (Request for Quotation) er en formel prisforespørgsel, hvor en ordregiver beder leverandører om at opgive pris på veldefinerede varer eller tjenesteydelser. Begrebet bruges både i privat og offentlig sektor og er særligt almindeligt ved anskaffelser, hvor specifikationerne er klare, og konkurrencen primært handler om pris.

Hvordan fungerer en RFQ?

Ordregiver udarbejder et dokument, der beskriver nøjagtigt, hvad der skal anskaffes — herunder mængder, specifikationer, leveringstid og andre relevante betingelser. Dokumentet sendes til et udvalg af leverandører, der inviteres til at afgive pris. Til forskel fra en RFP (Request for Proposal), hvor leverandøren foreslår en løsning, forventer en RFQ kun et pristilbud baseret på givne krav.

I offentlige udbud i Danmark bruges RFQ-lignende processer typisk for kontrakter under de nationale tærskelværdier. For kontrakter under 100.000 DKK er der ingen formelle krav, mens kontrakter mellem 100.000 DKK og tærskelværdien kan gennemføres som direkte henvendelse til relevante leverandører. De grundlæggende principper i Udbudsloven om konkurrence og ligebehandling gælder dog altid.

Hvornår bruges en RFQ?

En RFQ passer bedst, når:

• Kravene er veldefinerede: Specifikationerne er klare, og der er lidt behov for tilpasning eller kreativitet fra leverandøren
• Pris er vigtigste kriterium: Evalueringen handler primært om pris, i modsætning til tildelingskriterier, der vægter kvalitet og pris
• Standardiserede varer eller tjenesteydelser: Produkterne er sammenlignelige mellem leverandører

For mere komplekse anskaffelser, hvor ordregiver har brug for leverandørens fagkundskab til at udforme løsningen, er en RFP med tilhørende udbudsmateriale mere hensigtsmæssig.

Værktøjer som Cobrief kan hjælpe leverandører med at opdage prisforespørgsler og andre offentlige udbud tidligt, så de når at udarbejde konkurrencedygtige tilbud.

En RFQ er med andre ord et effektivt virkemiddel til at indhente konkurrerende priser på veldefinerede behov.