RFP

En RFP (Request for Proposal) er en formel forespørgsel, hvor en ordregiver inviterer leverandører til at indsende detaljerede løsningsforslag for en bestemt vare eller tjenesteydelse. I modsætning til en simpel prisforespørgsel vurderes forslagene på flere kriterier, som kvalitet, tilgang og pris. Begrebet bruges bredt internationalt og i dansk erhvervsliv, særligt inden for IT og rådgivning.

Hvordan fungerer en RFP?

Processen starter med, at ordregiver udarbejder et RFP-dokument, der beskriver behov, omfang, krav og evalueringskriterier. Leverandører får derefter en frist til at indsende deres forslag. Et typisk RFP-dokument indeholder:

• Behovsbeskrivelse: Hvad ordregiver ønsker at opnå
• Omfang og krav: Tekniske og funktionelle specifikationer
• Evalueringskriterier: Hvordan forslagene vil blive vurderet og vægtet
• Tidsplan og frister: Vigtige datoer for spørgsmål, indlevering og beslutning
• Kontraktvilkår: Rammebetingelser for aftalen

Det, der adskiller en RFP fra en ren prisforespørgsel (RFQ), er, at leverandørerne opfordres til at foreslå egne løsninger — ikke blot prissætte en færdig specifikation.

RFP i dansk offentligt udbud

I danske offentlige udbud bruges «RFP» ikke som juridisk begreb. Her svarer konceptet i vid udstrækning til udbudsmaterialet, som indeholder kravspecifikation, egnethedskrav og tildelingskriterier. I procedurer som udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog er lighederne særligt tydelige, da leverandørerne også her inviteres til at foreslå løsninger.

RFP er dog et nyttigt begreb at kende for leverandører, der opererer på internationale markeder eller samarbejder med private ordregivere. Værktøjer som Cobrief kan hjælpe med at identificere relevante udlysninger — uanset om de kaldes RFP, udbud eller konkurrence.

En RFP handler grundlæggende om at finde den bedste løsning, ikke blot den billigste. Ved at invitere leverandører til at foreslå deres egne tilgange får ordregiver adgang til innovation og ekspertise.