intern kontrol

Intern kontrol er systematiske tiltag, der sikrer, at en organisations aktiviteter planlægges, organiseres og gennemføres i overensstemmelse med gældende lovgivning og interne retningslinjer. Inden for offentlige udbud handler intern kontrol om at etablere rutiner og kontrolmekanismer, der sikrer, at indkøb gennemføres i overensstemmelse med udbudsloven og udbudsreglerne.

Hvordan fungerer intern kontrol?

Krav til intern kontrol for offentlige myndigheder følger af de almindelige regler om god forvaltningsskik og af budget- og regnskabsreglerne. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (KFST) anbefaler, at ordregivere etablerer klare procedurer for deres indkøb. I praksis anbefales det at indføre intern kontrol gennem fire trin: forankring hos ledelsen, kortlægning af nuværende praksis, udformning af kontroltiltag og løbende opfølgning.

Det er et ledelsesansvar at sikre, at kontrolsystemet fungerer, og det bør tilpasses organisationens risiko, størrelse og kompleksitet. Særligt for ordregivere med mange indkøb er det vigtigt at have faste procedurer.

Vigtige elementer i intern kontrol for udbud

• Fuldmagtssystem: Klare beløbsgrænser og ansvarsfordeling for, hvem der kan indgå aftaler
• Retningslinjer for indkøb: Skelnen mellem rammeaftaler, direkte indkøb og miniudbud
• Risikovurderinger: Systematisk kortlægning af, hvor der er størst fare for fejl eller regelbrud
• Standardiserede processer: Skabeloner og rutiner, der sikrer, at tærskelværdier overholdes, og at dokumentation føres korrekt
• Efterlevelseskontrol: Opfølgning på, at rutinerne faktisk følges i praksis

Svag intern kontrol er en gennemgående årsag bag sager om ulovlige direkte tildelinger. Organisationer uden kontrolrutiner risikerer sanktioner fra Klagenævnet for Udbud og tab af omdømme. Værktøjer som Cobrief kan hjælpe leverandører med at følge med i offentlige udbud, så de lettere kan deltage i processer hos ordregivere med gode rutiner.

God intern kontrol er ikke et statisk system, men en kontinuerlig proces, der skal tilpasses ændringer i lovgivning, organisation og risikobillede.