egenrapportering

Egenrapportering er et værktøj i kontraktopfølgningen, hvor leverandøren selv rapporterer om, hvordan kontraktvilkårene i en offentlig kontrakt overholdes. Mens en egenerklæring bruges som foreløbigt bevis i selve udbudsfasen, anvendes egenrapportering efter kontraktindgåelse — som en del af den løbende opfølgning.

Hvordan fungerer egenrapportering?

Ordregiveren sender et skema til leverandøren, som skal besvare spørgsmål om overholdelse af kontraktens krav. Rapporteringen dækker typisk to hovedområder:

• Løn- og arbejdsvilkår: Leverandøren rapporterer om løn, arbejdstid og arbejdsforhold for sine ansatte. I Danmark stiller man via udbudsloven og relevante overenskomster krav til ordentlige arbejdsvilkår i offentlige kontrakter.
• Sociale og etiske krav: For kontrakter med krav om samfundsansvar rapporterer leverandøren om indsatsen inden for menneskerettigheder, miljø og arbejdsmiljø i leverandørkæden.

Det anbefales, at skemaet sendes ud i forbindelse med kontraktstart og besvares inden for en fastsat frist. Ny rapportering bør indhentes årligt gennem hele kontraktperioden. Svarene danner grundlag for risikovurdering — afdækker de problemer, kan ordregiveren gå videre med dokumentationsgennemgang og kontrol.

Hvornår bør egenrapportering bruges?

• Ved tjenesteydelseskontrakter og bygge- og anlægskontrakter, hvor der stilles krav til løn- og arbejdsvilkår
• Ved rammeaftaler med store leverandører for produkter med høj risiko for brud på arbejdstagerrettigheder
• Når kravspecifikationen indeholder sociale klausuler

At varsle om krav til egenrapportering allerede i udbudsmaterialet kan i sig selv have en forebyggende effekt. Værktøjer som Cobrief kan hjælpe leverandører med at holde overblik over rapporteringskrav og frister i igangværende kontrakter.

Egenrapportering er et centralt redskab til at sikre, at offentlige kontrakter overholdes som aftalt. Kombineret med dialog og uafhængig kontrol bidrager det til et seriøst og ansvarligt leverandørmarked.