dokumentation via offentlige registre

Dokumentation via offentlige registre er en metode, hvor ordregivere kan indhente oplysninger om leverandører direkte fra danske offentlige registre. Det erstatter behovet for, at leverandøren selv skal indsamle og fremsende attester og beviser, og gør udbudsprocessen hurtigere og mere sikker for alle parter.

Hvordan fungerer det?

Når en ordregiver skal vurdere, om en leverandør opfylder egnethedskravene i et offentligt udbud, kan der indhentes oplysninger automatisk fra forskellige registre. Leverandøren afgiver i første omgang et ESPD som foreløbigt bevis, og den vindende tilbudsgiver skal derefter fremlægge endelig dokumentation.

Relevante danske registre omfatter blandt andet:

• CVR-registret (virksomhedsregistrering og selskabsoplysninger)
• Skattestyrelsen (oplysninger om skatte- og afgiftsrestancer)
• ATP (oplysninger om antal ansatte)
• Erhvervsstyrelsen (årsregnskaber og selskabsoplysninger)

Hvorfor er det vigtigt?

Princippet bygger på "only once"-tanken: leverandører skal ikke behøve at aflevere de samme oplysninger til det offentlige flere gange. Leverandører slipper for at bruge tid på at indsamle attester manuelt, og ordregiveren får aktuelle data hentet direkte fra registrene i stedet for dokumenter, der kan være flere måneder gamle.

Systemet forebygger også økonomisk kriminalitet, fordi oplysningerne ikke kan forfalskes, når de hentes direkte fra kilden. Dokumentation fra offentlige registre kan bruges ved alle typer udbudsprocedurer, både over og under tærskelværdi.

Værktøjer som Cobrief kan hjælpe leverandører med at forstå, hvilken dokumentation der kræves i et udbud, så de er forberedt på, hvad ordregiveren vil kontrollere. I Norge anvendes en tilsvarende tjeneste kaldet eBevis, som henter data direkte fra norske offentlige registre i realtid.

Samlet set gør digital dokumentation fra offentlige registre det enklere og mere sikkert at deltage i offentlige udbud — leverandører sparer tid, og ordregivere får pålidelig information uden forsinkelser.