BAFO

BAFO (Best and Final Offer) er det endelige tilbud, en leverandør indgiver efter gennemførte forhandlingsrunder i et offentligt udbud. Begrebet bruges internationalt og svarer til det danske regelværks "endeligt tilbud" — det afsluttende trin i et udbud med forhandling, hvor leverandørerne inviteres til at afgive deres bedste og sidste bud.

Hvordan fungerer BAFO?

Efter en eller flere forhandlingsrunder fastsætter ordregiver en fælles frist for alle tilbageværende leverandører til at indgive deres endelige tilbud. I denne fase har leverandørerne allerede modtaget tilbagemeldinger fra ordregiver og fået mulighed for at forbedre løsningsforslag, priser og vilkår gennem forhandlingerne.

Det centrale princip er, at det ikke er tilladt at forhandle videre, efter at BAFO er indgivet. Udbudsloven § 67, stk. 4, fastslår, at endelige tilbud ikke kan forhandles om — ordregiver evaluerer dem direkte mod tildelingskriterierne og vælger det tilbud, der giver bedst værdi.

Vigtige regler og principper

• Fælles frist: Alle leverandører skal have samme frist for indlevering, og fristen skal give tilstrækkelig tid til at udarbejde tilbuddet
• Ligebehandling: Alle leverandører skal have haft tilnærmelsesvis lige mulighed for at forbedre tilbuddene gennem forhandlingsrunderne
• Ingen videre forhandling: Efter indlevering af BAFO er forhandlingsrummet lukket — ordregiver kan kun bede om afklaringer
• Bindende tilbud: BAFO er juridisk bindende og danner grundlaget for kontraktindgåelse

BAFO bruges ikke kun i udbud med forhandling, men også i konkurrencepræget dialog, hvor leverandører udvikler løsninger i dialog med ordregiver, før det endelige tilbud. Værktøjer som Cobrief hjælper leverandører med at opdage forhandlingsudbud tidligt, så de kan forberede sig grundigt til den afgørende tilbudsrunde.

BAFO markerer det afgørende øjeblik i et forhandlet udbud. Et godt forberedt endeligt tilbud, der bygger på indsigt og tilbagemeldinger fra forhandlingerne, kan være forskellen mellem at vinde og tabe kontrakten.